Pemanfaatan Sistem Informasi Kerasipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan

Fajar Sulistyo, Titi Susanti, S.S., M.P.A

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penulisan Proyek Akhir yang berjudul “Pemanfaatan Sistem Informasi Kerasipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan” sebagai upaya dalam percepatan penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) di Kabupaten Lamongan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memahami, menjabarkan proses penggunaan aplikasi, kendala yang dihadapi, dan perbaikan yang dibutuhkan aplikasi SRIKANDI di Kabupaten Lamongan.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif. Pengumpulan data dilakukan melalui aktivitas observasi partisipatif, wawancara, dan studi dokumen. Observasi dilaksanakan secara partisipatif yaitu telibat langsung dalam pemanfaatan SRIKANDI di Arpusda Kabupaten Lamongan. Sehingga penulis memperoleh data primer yang valid dan konkret yang berkaitan dengan objek secara keseluruhan. Wawancara bertujuan untuk melengkapi data dan mendapatkan informasi yang lebih lengkap dari narasumber yang terlibat dalam aplikasi SRIKANDI. Studi dokumen bertujuan untuk mengumpulkan informasi dalam bentuk peraturan perundangan dan dokumen yang saling berkaitan. Analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini terdiri dari reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan dan verifikasi data.

Pemanfaatan aplikasi SRIKANDI di Arpusda Kabupaten Lamongan dilaksanakan melalui tahapan penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan. Kendala yang dihadapi dalam pemanfaatan SRIKANDI terdiri dari database dari aplikasi sebelumnya tidak dapat dimigrasikan,  jaringan error di waktu tertentu, belum adanya notifikasi, preview dan draf surat berbeda saat diupload. Perbaikan aplikasi SRIKANDI perlu dilakukan untuk mengatasi beberapa kendala yang dihadapi saat ini.

The research with title "The Utilization of Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) on Records Management in Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan " is important to carried out to support the SPBE value in Lamongan Regency and based on instructions from “Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia”. The purpose of this study is to understand, describe the application used process, data migration, the constraints faced, and development opportunities that SRIKANDI needed in Lamongan Regency.

The methods used in this research is descriptive qualitative method. Data collection was carried out through participatory observation activities, interviews, and document studies. Observations were carried out in a participatory manner, namely being directly involved in the utilization of SRIKANDI at Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan. So that the writer obtains valid and concrete primary data relating to the object as a whole. The interview aims to complete the data and obtain more complete information from the sources involved in the SRIKANDI application. The document study aims to collect information in the form of relevant laws and document. Data analysis carried out in this study consisted of data reduction, data presentation, drawing conclusions and data verification.

The result of this research is the utilization of SRIKANDI in Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan through the stages of registration of incoming mail, disposition of mail, registration of outgoing mail. The constraint faced in the utilization of SRIKANDI consisted of network errors at certain times, no notifications, previews and different mail drafts when uploaded. Improvements to the SRIKANDI application need to made to overcome several problems that currently faced.

Kata Kunci : sistem informasi, arsip dinamis, SRIKANDI