Analisis Pengelolaan Arsip di Unit Kegiatan Mahasiswa Bidang Kesenian Universitas Gadjah Mada

Desi Ristiyani, Rina Rakhmawati, S.Hum., MPA

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Tujuan dari proyek akhir ini adalah untuk mendeskripsikan hasil analisis mengenai pengelolaan arsip di Unit Kegiatan Mahasiswa Bidang Kesenian Universitas Gadjah Mada. Pengelolaan arsip tersebut mengacu kepada penciptaan arsip, pemberkasan arsip yang terdiri atas pengkategorian arsip dan penyimpanan arsip, serta pemusnahan arsip.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Terdapat tiga metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan proyek akhir ini yaitu, wawancara, observasi dan dokumentasi. Observasi dilakukan peneliti dengan pengurus dari masing-masing Unit Kegiatan Mahasiswa Bidang Kesenian mengenai bagaimana pengelolaan arsip yang telah dilakukan. Selanjutnya yaitu metode dokumentasi yang berfungsi sebagai pelengkap data hasil observasi dan wawancara. Teknik analisis data dilakukan melalui beberapa langkah yaitu merapikan data, menemukan data, membuat klasifikasi, membuat pola, dan struktur analisis. 

Hasil dari penelitian ini adalah tahap pengelolaan arsip yang telah dilakukan Unit Kegiatan Mahasiswa Bidang Kesenian dimulai dari tahap penciptaan arsip, tahap pemberkasan yang terdiri atas pengkategorian arsip dan penyimpanan arsip selanjutnya tahap pemusnahan arsip. Dalam hal ini Unit Kegiatan Mahasiswa Bidang Kesenian secara umum telah menerapkan prinsip dasar kearsipan. Prinsip dasar kearsipan tersebut yaitu merekam dan mendokumentasikan apa yang dilakukan, menyimpan dan merawat hasil dokumentasi, serta penyusutan arsip. Namun, dalam kegiatan penyusutan arsip Unit Kegiatan penyerahan arsip yang bernilai statis ke Arsip Universitas karena belum adanya kesadaran dan inisiatif dari masing-masing Unit Kegiatan Mahasiswa untuk menyerahkan arsip bernilai statis ke Arsip Universitas.

The final project aims to describe the results of an analysis regarding the records management at the Student Activity Unit for Arts Universitas Gadjah Mada. Records management refers to the production control, classification system, registry & filling system, and disposal. 

This research is qualitative research. There are three data collection methods used in the preparation of this final project, namely interviews, observation and documentation. Observations were made by researchers by observing records management activities in each Student Activity Unit in the Field of Arts. Interviews were conducted by researchers with administrators from each Student Activity Unit in the Arts regarding how archive management has been carried out. Furthermore, the documentation method serves as a complement to the data from observations and interviews. The data analysis technique was carried out through several steps, namely tidying up, finding items, creating stable sets of items, creating patterns, and assembling structures.

The result of this research is the stage of records management that has been carried out by Student Activity Unit in the Field of Arts starting from the stage of production control, classification system, registry & filling system, then the stage of disposal. In this case, the Student Activity Unit in the Arts in general has applied the basic principles of records. The basic principles of records are recording and documenting what is done, storing and caring for the results of documentation, and depreciation records. However, in the records depreciation activity, the Student Activity Unit in the Arts has never carried out activities to submit static value records to the University Archives because there has been no awarness and initiative from each Student Activity Unit to submit static value records to the University Archives.

Kata Kunci : Arsip, Pengelolaan Arsip, Unit Kegiatan Mahasiswa Bidang Kesenian