Identifikasi Pengguna dan Kebutuhan Informasi Arsip Pada Layanan Arsip Statis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta Tahun 2022-2023

Nur Anisa Triyana, Waluyo, S.S., M.Hum.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Penelitian ini berfokus pada identifikasi pengguna dan kebutuhan informasi arsipnya pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta periode Januari 2022-Mei 2023. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi kelompok pengguna layanan arsip statis, kegunaan arsip statis, dan kebutuhan infomasi pengguna arsip di layanan arsip statis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.

Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif kualitatif. Pengumpulan data menggunakan teknik observasi non partisipatif, wawancara dengan enam pengguna dan tiga petugas menggunakan metode pemilihan cluster sampling, dan studi dokumen.

Hasil penelitian ini adalah terdapat enam kelompok pengguna, yaitu mahasiswa, pengguna profesional,  peneliti, pengajar, pegawai institusi induk, dan ahli silsilah. Kemudian terdapat lima tujuan penggunaan arsip, yaitu untuk penelitian, administratif, pameran, penyusunan buku, dan penelusuran informasi, dengan tren kebutuhan arsip yang berbeda pada setiap periodenya. Penelitian ini menunjukkan bahwa layanan arsip statis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta cukup memenuhi kebutuhan pengguna dengan alat bantu pencarian yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

This study focuses on identifying users and their archives information needs at the Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta throughout January 2022-May 2023. The purposes of this study is to determine the  categories of archival reference services users, the uses of archives, and the archive information needs in archive services of Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.

This study is a qualitative descriptive study. Data collection used non-participatory observation techniques, interviews with six users and three officers using the cluster sampling method, and document study.

The results of this study shows that there are six categories of users, there are students, professional users, scholars, staff of the parent institution, and genealogist. Then, five different purposes of utilizing the archives are for research, administrative, exhibition, book writing, and information searches with distinguishable archive needs within each periods.  This study exhibits that the archival reference services of Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta is sufficient to meet user needs with the tailored searching tools.

Kata Kunci : layanan arsip statis, identifikasi pengguna, kebutuhan informasi arsip