Pengurusan Surat di DInas Pertanian dan Ketahanan Pangan Daerah Istimewa Yogyakarta
NURLINA SAGIETA, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.
2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi
Proyek akhir ini mengkaji mengenai Pengurusan Surat di Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Daerah Istimewah Yogyakarta. Dalam ketugasannya Dinas bertanggungjawab langsung terhadap Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta melalui Sekretaris Daerah. Tujuan penulisan Proyek Akhir ini ialah untuk mengetahui pengelolaan pengurusan surat masuk dan surat keluar secara internal dan eksternal di Sub Bagian Umum pada Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Daerah Istimewa Yogyakarta dengan menggunakan metode penelitian secara kualitatif deskriptif. Dengan kegiatan pengumpulan data meliputi observasi, wawancara, dan studi pustaka.
Observasi dilaksanakan dengan pengamatan secara langsung Pengurusan Surat di Sub Bagian Umum pada Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan DIY. Wawancara dilakukan penulis untuk menggali informasi mengenai Pengurusan Surat melalui arsiparis di Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan DIY. Studi pustaka digunakan sebagai sarana untuk mengumpulkan literasi untuk memperkuat pendapat yang relevan.
Kesimpulan dari penelitian ini ialah
hasil penelitian menunjukkan bahwa pengurusan
surat di Dinas Pertanian dan Ketahanan Pangan Daerah Istimewa Yogyaarta dapat
dikatakan baik, proses kegiatan surat masuk dan surat keluar tercatat dan
tersimpan dengan benar secara konvensional dan elektronik. Namun ada beberapa
kendala yang dihadapi pada arsip konvensional seperti kurangnya perhatian
terhadap keamanan dan kehilangan arsip, serta ketidak telitian arsiparis
terhadap arsip yang dipinjam.
This final project examines the mail handling at the Agriculture and Food Security Agency of
Yogyakarta Special Region. In its duties, this agency is directly responsible
to the Governor of the Special Region of Yogyakarta through the Regional
Secretary. The purpose of writing this final project is to find out the
management of incoming mail and outgoing mail electronically in the General
Subdivision at the Agriculture and Food Security Agency of Yogyakarta Special
Region. This research uses a descriptive qualitative research method. Data
collection activities included observation, interview, and literature study.
Observations were carried out by direct observation
of mail management in
the General Subdivision at the DIY Agriculture and Food Security Agency.
Interviews were conducted by the author to gather information about mail handling through archivists at the DIY Agriculture and Food
Security Agency. Literature study was used as a means to collect literacy to
strengthen relevant opinions.
The conclusion of this study is that mail handling at the Yogyakarta Special Region Agriculture and Food Security Agency has been running well, the process of incoming letters and outgoing letters handlings use an application system made by the Regional Government called SISMINKADA. With this application, it makes it easier for each work order to provide information quickly and precisely. However, there are several obstacles faced in the management of incoming letters and outgoing letters such as internet coverage and power outages.
Kata Kunci : Surat, Pengurusan Surat, Arsip Dinamis
