Penerapan Sistem Otomasi Kearsipan dalam Manajemen Arsip Dinamis di PT Angkasa Pura I Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Yogyakarta

Fara Shafa Aisha, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2023 | Tugas Akhir | D4 Pengelolaan Arsip Rekaman Informasi

Proyek akhir ini berfokus pada penerapan sistem otomasi kearsipan dalam manajemen arsip dinamis oleh PT Angkasa Pura I Kantor Cabang Bandar Udara Internasional Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi kesesuaian sistem otomasi kearsipan berdasarkan persyaratan sistem manajemen arsip dinamis oleh Kennedy yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis, persyaratan operator, persyaratan integrasi, dan persyaratan untuk pengelolaan berbagai format arsip.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Teknik pengumpulan data meliputi observasi dengan berpartisipasi secara langsung pada penerapan sistem otomasi kearsipan, wawancara dengan empat informan yang ditentukan berdasarkan metode purposive sampling, dan studi literatur. Teknik analisis data dilaksanakan dengan reduksi data, penyajian data menggunakan tabel dan bagan, serta penarikan kesimpulan dari hasil analisis.

Hasil penelitian ini ditemukan bahwa penerapan sistem otomasi kearsipan dalam manajemen arsip dinamis belum terlaksana secara terintegrasi untuk pengelolaan arsip aktif dengan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dan pengelolaan arsip inaktif dengan Records Center Information System (ReCIS). Kedua sistem tersebut telah digunakan secara rutin, walaupun beberapa persyaratan sistem manajemen arsip dinamis belum terpenuhi yaitu pelacakan, penyusutan, pelaporan, konversi sistem, kontrol keamanan, keterbatasan data dalam sistem, persyaratan integrasi, dan persyaratan untuk pengelolaan berbagai format arsip. Penelitian ini memberikan saran pengembangan fitur-fitur yang belum terpenuhi berdasarkan metode systems development life cycle (SDLC) agar dapat berfungsi untuk mendukung manajemen arsip dinamis secara terintegrasi.

This final project focuses on the implementation of automated archival system in records management by PT Angkasa Pura I Yogyakarta International Airport. The purpose of this study is to identify the suitability of automated archival system based on records management system requirements by Kennedy which covers functional requirements, technical requirements, operator support requirements, integration requirements, and requirements for managing various records type.

This research applied qualitative research with case study method. The data collection techniques consist of participative observation on the archival systems implementation, interviews with four informants determined based on purposive sampling method, and literature studies. Data analysis techniques by data reduction, data presentment with tables and flowcharts, and conclusions from the result of analysis.

The result from this research found that the implementation of automated archival systems in records management is not integrated between Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) and Records Center Information System (ReCIS). Both systems have been used regularly for separate records management, although some of the records management system requirements that have not been fulfilled, namely tracking, disposal, reporting, adherence, security controls, scalability, integration requirements, and requirements for managing various records type. This research provides suggestions for developing features that have not been fulfilled based on the systems development life cycle (SDLC) to support integrated records management.

Kata Kunci : Sistem Otomasi Kearsipan, Manajemen Arsip Dinamis, Persyaratan Sistem Manajemen Arsip Dinamis