Analisis Total Proses Pengujian dan Sistem Informasi Laboratorium di Balai Laboratorium Kesehatan dan Pengujian Alat Kesehatan Provinsi Jawa Tengah
Luthfi Agustina, dr. M. Lutfan Lazuardi, M.Kes., Ph.D
2023 | Tesis | MAGISTER KEBIJAKAN DAN MANAJEMEN KESEHATAN
Latar Belakang: Proses esensial pengujian laboratorium yang meliputi fase pra-analisis, analisis dan pasca-analisis rawan terjadinya kesalahan/ketidaksesuaian. Hubungan kombinasi antara total proses pengujian laboratorium dan sistem informasi laboratorium menggunakan model HOT-fit memberikan ilustrasi lebih baik yang mencakup dimensi sosio-teknis sehingga sistematis, terkoordinasi dan dapat memberikan akses dalam melakukan evaluasi terjadinya kesalahan secara ketat dan komprehensif berdasarkan faktor manusia, teknologi dan organisasi. Tujuan: Melakukan analisis total proses pengujian dan sistem informasi laboratorium di Balai Laboratorium Kesehatan dan Pengujian Alat Kesehatan Provinsi Jawa Tengah.
Metode: Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus, subjek penelitian sebanyak 20 responden. Panduan observasi menggunakan standar indikator mutu IFCC yang selanjutnya dihitung dengan acuan defects per million opprtunities (DPMO) dan skala six sigma. Sedangkan evaluasi sistem informasi laboratorium menggunakan model HOT-fit yang dilakukan melalui wawancara mendalam dan dianalisis menggunakan analisis konten.
Hasil: Berdasarkan hasil observasi 48 hari, tercatat sebanyak 10 indikator mutu yang perlu dievaluasi dan upaya perbaikannya, yang terdiri atas 4 indikator mutu pra-analisis, 1 indikator mutu proses analisis dan 5 indikator mutu tahap pasca-analisis. Indikator mutu dengan prioritas 1 yang teridentifikasi adanya ketidaksesuaian pada level sigma < 2>Pre-Iden (1,2?) yang berarti perlu dilakukan analisis masalah untuk peningkatan metode kinerja; dan level sigma <3>Post-IncRep (2,3?) dan Post-RectRep (2,3?) yang berarti kinerja masih kurang baik. Adanya ketidaksesuaian ini prosesnya berkaitan dengan implementasi sistem informasi laboratorium SiLabKesPAK dan ELIMS. Terjadinya gangguan sistem barcoding, keterbatasan akses dan fitur/menu untuk screening data/revalidasi sebelum bridging, instalasi jaringan ELIMS yang belum terkoneksi sempurna dengan perangkat alat laboratorium sehingga memungkinkan pekerjaan dilakukan secara manual dan berpotensi terjadinya kesalahan/ketidaksesuaian input data dan penerbitan laporan hasil pengujian laboratorium, data tidak akurat (double data dan spam data), risiko keterlambatan hasil melebihi TAT.
Kesimpulan: Perlunya pemantauan kinerja di laboratorium dan upaya perbaikan untuk meningkatkan pelayanan dan kepuasan pelanggan dalam mencapai target zero defect, peningkatan kemampuan ELIMS (updating system) secara berkesinambungan sesuai kebutuhan melalui strategi pembaharuan MoU/kontrak kerja, service after sales dan support system. Faktor manusia, organisasi, dan teknologi memiliki peran penting dalam implementasi sistem informasi laboratorium yang selanjutnya dapat dikembangkan fungsinya melalui standar protokol pertukaran data dengan sistem informasi kesehatan lainnya guna mendukung kinerja di laboratorium dan meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat.
Background: The essential process of laboratory testing which includes the pre-analysis, analysis and post-analysis phases is prone to errors/non-conformances. The combined relationship between the total laboratory testing process and the laboratory information system using the HOT-fit model provides a better illustration that includes the socio-technical dimension so that it is systematic, coordinated and can provide access to carry out a strict and comprehensive evaluation of the occurrence of errors based on human, technological and organizational factors.
Objective: To carry out a total analysis of the testing process and laboratory information system at the Center for Health Laboratory and Testing of Medical Devices in Central Java Province.
Methods: This research is a qualitative research with a case study approach, the research subjects were 20 respondents. The observation guide uses IFCC quality indicators standard which are then calculated using defect per million opprtunities (DPMO) and six sigma references. While the evaluation of laboratory information systems uses the HOT-fit model which is carried out through in-depth interviews and analyzed using content analysis.
Results: Based on the results of the 48 days of observation, there were 10 quality indicators that needed to be evaluated and efforts to improve them, consisting of 4 pre-analytical quality indicators, 1 analysis process quality indicator and 5 post-analysis quality indicators. Quality indicators with priority 1 which identified a discrepancy at the sigma level < 2> and sigma level <3> This discrepancy is related to the implementation of the SiLabKesPAK and ELIMS laboratory information systems. Barcoding system disturbances, limited access and features/menus for data screening/revalidation prior to bridging, ELIMS network installations that have not been properly connected to laboratory equipment thus allowing work to be carried out manually and the potential for errors/incompatibilities in data input and issuance of reports on laboratory test results , inaccurate data (double data and spam data), the risk of late results exceeds the TAT.
Conclusion: The importance of performance in the laboratory and improve efforts to improve service and customer satisfaction in achieving the target of zero defects, improve the ability of ELIMS (updating system) on an ongoing basis as needed through the MoU/work contract renewal strategy, after sales service and support system. Human, organizational, and technological factors have an important role in the implementation of laboratory information systems which can further be developed through standard data exchange protocols with other health information systems to support laboratory performance and improve public health services.
Kata Kunci : total proses pengujian, sistem informasi laboratorium, HOT-fit, six sigma
