Peran Kearsipan Dalam Pengelolaan dan Pengamanan Arsip Vital (Studi Kasus Pada Departemen Security, Safety, Health and Environment Perusahaan Minyak dan Gas "X" di Indonesia)

AZZAHRA DIKA M, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A

2022 | Tugas Akhir | D4 PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI

Produksi sumber daya minyak dan gas tentunya membutuhkan peralatan dan instalasi yang digunakan untuk operasional produksi. Penggunaan alat dan instalasi membutuhkan inspeksi teknis untuk memeriksa kualitas dan kelayakan dari alat dan instalasi tersebut sehingga alat yang akan beroperasi harus memiliki perizinan operasi. Dengan demikian, Perusahaan "X" melaksanakan pekerjaan inspeksi teknis untuk memenuhi kepatuhan hukum dengan menerbitkan arsip vital berupa Sertifikat Inspeksi Teknis sebagai perizinan operasi. Tujuan dari pelaksanaan penelitian ini yakni untuk menganalisa bagaimana kearsipan dapat berperan pada proses inspeksi teknis dengan melakukan pengelolaan dan pengamanan arsip vital. Metode penelitian yang digunakan dalam proyek akhir ini yaitu penelitian kualitatif yang terdiri dari observasi partisipan, wawancara dan studi pustaka. Data dianalisis menggunakan teknik analisis data kuantitatif yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan verifikasi data untuk dapat diolah menjadi informasi yang mudah untuk dipahami. Hasil dari penelitian ini yaitu unit kearsipan memiliki seorang document controller dalam pengelolaan dan pengamanan arsip vital. Fungsi Document controller yaitu sebagai pelaksana kegiatan pengelolaan dan pengamanan arsip vital Perusahaan "X" serta membantu memastikan keabsahan arsip vital sebelum disahkan dan didistribusikan untuk memenuhi kepatuhan hukum. Kegiatan pengelolaan dan pengamanan arsip vital pada Perusahaan "X" berjalan sesuai prosedur yang telah ditetapkan walaupun terdapat beberapa tahapan yang masih belum dilakukan.

Oil and gas production process requires an equipment and installation that used for production operations in this industry. Equipment and installation usage requires technical inspection includes ensuring documentation and technical testing based on the standard and prevailing regulation. Thus, Company "X" provided technical inspection to complete the regulation and creating Certificate of Inspection as vital record. This research aims to explain records management unit role on technical inspection process by managing and protecting vital records. The research method that is used in this final paper is qualitative research. Participant observation, interviews and literature study are conducted to acquire primary and secondary data. The data is analysed using qualitative method consisting of data collection, data reduction, data presentation, and data verification. The result of this research is that records management unit has an important role on mananging and protecting vital records by document controller on technical inspection process. Document controller is a role that are executor of managing and protecting vital records, and helps to ensure reability of the vital records in prior to be issued and distributed for completing the regulations.This activity has been running properly based on the standard although there are some steps missing

Kata Kunci : Arsip Vital, Sertifikat Inspeksi Teknis, Pengelolaan Arsip Vital, Perlindungan Arsip Vital, Document Controller