Penataan Arsip Dinamis Inaktif Guna Menunjang Temu Kembali Arsip Di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta

HUDA KHARISMA ZAIN, Faizatush Sholikhah, S. Sos., M.A.

2022 | Tugas Akhir | D4 PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI

Arsip yang tercipta khususnya arsip dinamis inaktif perlu disimpan dan dilestarikan keberadaanya untuk menunjang seluruh kegiatan operasional yang berhubungan dengan tujuan, pokok, dan fungsi organisasi sehingga dapat dengan mudah di temu kembali sehingga menunjang efektifitas kerja instansi. Penelitian ini dilakukan di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Istimewa Yogyakarta dengan tujuan untuk mengetahui lebih dalam tentang penataan arsip dinamis inaktif yang telah dilaksanakan selama ini oleh intansi yang bersangkutan, bagaimana pengaruhnya dengan proses temu kembali, dan apa saja hambatan yang ditemukan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan studi pustaka. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa penataan arsip dinamis inaktif di Sekretariat DPRD DIY dalam menunjang temu kembali arsip sudah dilakukan. Sudah terlaksana secara berkelanjutan. Namun, belum sesuai dengan Peraturan Gubernur DIY Nomor 43 Tahun 2021. Analisis data penelitian dilakukan dengan reduksi data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sosialisasi serta menumbuhkembangkan komitmen dan kesadaran antar sumber daya manusia di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah terhadap pentingnya penataan arsip dinamis inaktif guna memudahkan temu kembali arsip dalam menunjang efektifitas kerja.

The created archive especially inactive records arrangement needs to be saved and preserved its existence in supporting whole operational activities which aims to organization�s purpose, main and function in order they can be retrieval to support institution work effectiveness. This research is conducted at Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta which aims to find out deeply about the inactive records arrangement that has been carried out so far by authorized institution. This research is a Descriptive Research that uses Qualitative Approach. The data collection which are used; observation, interview and literature review. The research data analysis is conducted with data reduction, data presentation and conclusion taking. This research result shows that inactive records arrangement in Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta in supporting retrieval archive has been done. It has been conducted continuously. But,it is inappropriate with The Governor Regulations of Yogyakarta Special Region Number 43 in 2021. This research is expected to provide socialization and foster commitment and awareness among human resources at the Secretariat of the Regional People's Representative Council to the importance of structuring inactive dynamic archives to facilitate the retrieval of archives in supporting work effectiveness.

Kata Kunci : Arrangement, Governor Regulations Number 43 in 2021, Inactive records, Retrieval