PAMERAN SEBAGAI SARANA PENYAMPAIAN INFORMASI DAN LAYANAN ARSIP: STUDI KASUS PAMERAN ARSIP PROGRAM SEKSI LAYANAN ARSIP DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA (DPAD DIY)

SITI ANIS, Waluyo, S.S.,M.Hum

2022 | Tugas Akhir | D4 PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI

Informasi terekam dalam bentuk arsip. Salah satu bentuk kegiatan dalam rangka penyampaian informasi adalah melalui pameran arsip. Seksi Layanan Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta telah melaksanakan kegiatan pameran untuk memberikan akses dan ketersediaan arsip kepada masyarakat sebagai bentuk akhir dari pengelolaan arsip statis. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan dan menganalisis mengenai proses perencanaan pameran arsip, pelaksanaan pameran arsip, dan kendala pelaksanaan pameran arsip yang ditinjau dari aspek kearsipan, kesejarahan, dan teknik penyelenggaraan pameran konvensional. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Untuk memperoleh data, penulis menggunakan metode observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Analisis data yang digunakan adalah model anlisis interaktif dari Miles & Huberman (1992) yang terdiri dari pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada proses perencanaan pameran telah memperhatikan berbagai aspek seperti: tema yang jelas secara ruang lingkup, penelusuran materi yang sistematis, penyeleksian materi yang mempertimbangkan fakta sejarah, dan proses deskripsi materi pameran dengan mempertimbangkan historiografi. Namun, dalam proses pelaksanaannya belum menerapkan prinsip asal usul karena masih menampilkan beberapa item arsip dari luar lembaga kearsipan. Penataan ruang dan display materi pameran juga belum mempertimbangkan teknik penyelenggaraan pameran arsip konvensional. Pelaksanaan pameran arsip memberikan manfaat bagi pengunjung dan penyelenggara pameran arsip. Bagi penyelenggara pameran, memberikan manfaat terhadap layanan arsip. Kendala pada pameran ditemui dari segi publikasi pameran; kurangnya koordinasi; keterbatasan sumber daya manusia dan waktu; dan lokasi ruang pameran kurang mendukung.

Information is recorded in archive form. One form of activity in the context of delivering information is through archives exhibitions. Seksi Layanan Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta has carried out exhibition activities to provide access and availability of archives to the public as the final form of archives management. The purpose of this study is to describe and analyze the planning process of archives exhibitions, implementation of archives exhibitions, and obstacles to the implementation of archives exhibitions reviewed from archival, historical, and conventional exhibition organizing techniques. This research uses qualitative research with a case study approach. To obtain the data, the writer uses the method of participatory observation, interviews, and literature study. The data analysis used is an interactive analysis model from Miles & Huberman (1992) which consists of data collection, data condensation, data presentation, and drawing conclusions. The results showed that the exhibition planning process had paid attention to various aspects, such as: a clear theme in scope, a systematic search for materials, selection of materials that took into account historical facts, and the process of describing exhibition materials taking into account historiography. However, in the implementation process, the principle of provenance has not been applied because it still displays several archives items from outside the archival institution. The spatial arrangement and display of exhibition materials have also not considered conventional archival exhibition organizing techniques. The implementation of archives exhibitions provides benefits for visitors and archive exhibition organizers. For exhibition organizers, providing benefits to reference services. Obstacles at the exhibition were encountered in terms of exhibition publications; lack of coordination; limited human resources and time; and the location of the exhibition space is not supportive.

Kata Kunci : Informasi, Arsip Statis, Pameran Arsip