Evaluasi Proses Pengadaan Barang Pada Perusahaan PT. Uniteda Arkato

ARMAN DARMAWAN A, Adi Djoko Guritno, Ir., M.S.I.E., Ph.D.

2022 | Tesis | MAGISTER MANAJEMEN (KAMPUS JAKARTA)

Proses Pengadaan adalah salah satu proses penting dalam kegiatan operasional PT. Uniteda Arkato. Berdasarkan data Potensial lost revenue pada periode Q1 tahun 2021 ditemukan bahwa 50,57% karena waiting sparepart. Penelitian ini memiliki tujuan untuk mengevaluasi bisnis proses dalam pengadaan barang di PT Uniteda Arkato apakah sudah sesuai dengan kebutuhan operasional. Dari hasil perhitungan data, didapatkan adanya keterlambatan dalam pembuatan PO (purchase order), mengidentifikasi faktor-faktor utama penyebab terjadinya keterlambatan purchaser dalam membuat PO serta merancang perbaikan keterlambatan dalam pembuatan PO ini menjadi sesuai dengan target yang di izinkan oleh Direktur Operational dan Assets yaitu maksimal 2 hari kerja. Metode penelitian berupa deskriptif kualitatif dengan menganalisa data primer didapatkan dengan wawancara, observasi dan tringulasi data dengan metode pengambilan sampel menggunakan purposive sampling. Data sekunder menggunakan data berupa prosedur kerja dan laporan kerja. Dari hasil tersebut, didapatkan enam masalah yang menjadi penyebab terjadinya keterlambayan pembuatan PO. Sehingga dari masalah tersebut, dibuatkan nilai peringkat dengan menggunakan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis). Kemudian didapatkan nilai RPN dari masing-masing masalah yang selanjutnya dibuatkan diagram Pareto untuk mencari masalah yang menjadi critical vew. Masalah yang menjadi critical vew harus dicari akar masalah agar tidak terjadi masalah yang berulang dengan metode diagram sebab-akibat. Langkah terakhir yang dilakukan adalah menganalisis akar masalah yang ada dengan membuat tindakan perbaikan. Hasil analisa didapatkan tiga faktor utama penyebab terjadinya keterlambatan dalam proses pengadaan. Rekomendasi perbaikan yang harus dilakukan yaitu penetapan standar dokumen permintaan dari user, semua dokumen permintaan barang yang tidak lengkap antara part number dan spesifikasi, wajib dikembalikan ke user, melakukan pengenalan produk, komunikasi antar departemen, membuat daftar checklist permintaan untuk dievaluasi pemenuhannya secara berkala, penetapan waktu standar, kemampuan pemasok dalam mengikuti proses dan sistem pengadaan, membuat standar dokumen permintaan harga barang, melakukan evaluasi supplier dengan mencari supplier penjual langsung, melakukan kerjasama kontrak dengan pemasok, membuat nota ksepakatan dengan pemasok.

Procurement is an important part of the operations at PT. United Arkato. Based on data, Potential lost revenue in the Q1 period of 2021 was found to be 50.57% due to waiting for spare parts. This study evaluates the business process in the procurement of goods at PT Uniteda Arkato according to operational needs, identifies the main factors that cause purchaser delays in making PO and designs process improvements in making these PO with targets permitted by the Director of Operations and Assets. with a maximum of 2 working days. The research method used is descriptive qualitative by analyzing primary and secondary data. Primary data was obtained by conducting interviews, observation and triangulation of data with a sampling method using purposive sampling. Secondary data uses data from the company in the form of work procedures and work reports. From these results, six problems were found that caused delays in making PO. So from this problem, a rating value is made using the FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) questionnaire method. Then the RPN value of each problem is obtained. RPN values are used as Pareto diagrams to look for problems that become critical vew. The problem that becomes a critical vew is that the root cause of the problem must be found so that there are no repeated problems with the cause-and-effect diagram method. The last step is to analyze the root of the problem by making corrective actions. The results of the analysis obtained three main factors causing delays in the procurement process. Recommendations that must be made to eliminate or reduce delays in the procurement process are making standard request documents from users, all incomplete goods request documents between specification part numbers, must be returned to users, product introductions, make inter-departmental communication, make checklists asked to check it periodically, set minimum service standards, supplier ability in monitoring the company's procurement process and system, make standard goods price request documents, evaluate suppliers by looking for direct seller suppliers, enter into contractual cooperation with suppliers, make memorandums of agreement with suppliers.

Kata Kunci : Pengadaan, Purchase Order, Hambatan, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA), Pemasok