Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Dalam Mendukung Tertib Administrasi di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Yogyakarta

ONI ARDIYAN DWIKI R, Waluyo, S.S., M.Hum.

2022 | Tugas Akhir | D4 PENGELOLAAN ARSIP DAN REKAMAN INFORMASI

Proyek akhir ini membahas perihal pengolahan arsip dinamis inaktif untuk mendukung terciptanya tertib administrasi. Penulisan proyek akhir ini bertujuan untuk memahami dan menganalisis pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Yogyakarta. Penulis menggunakan penelitian deskriptif kualitatif untuk menyusun proyek akhir ini. Data-data dikumpulkan dengan pendekatan kualitatif dan metode yang digunakan observasi partisipasi, wawancara, serta studi pustaka dan dokumen. Observasi partisipasi dilakukan dengan cara mengamati dan berpartisipasi langsung dalam kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif. Berikutnya penulis melakukan wawancara bersama pegawai yang bertugas melaksanakan kegiatan kearsipan untuk menggali berbagai informasi. Metode selanjutnya penulis melakukan studi pustaka yang bertujuan untuk mendapatkan informasi dari literature seperti buku maupun jurnal-jurnal ilmiah yang relevan sesuai dengan penelitian yang dilakukan. Kesimpulan proyek akhir ini adalah kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Yogyakarta berpedoman pada Peraturan Walikota No 48 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta. Pengolahan arsip dinamis inaktif dimulai dari penataan arsip, penyimpanan arsip, dan pemeliharaan arsip. Proses penataan arsip sudah sesuai dengan pedoman yang berlaku, namun di sisi lain kegiatan penyimpanan dan pemeliharaan arsip belum berjalan baik karena keterbatasan sarana dan prasarana. Pengolahan arsip dinamis inaktif belum berjalan efektif dan efisien sehingga belum secara maksimal mendukung terciptanya tertib administrai yang baik di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Yogyakarta.

This final project discusses the processing of inactive records to support the creation of an orderly administration. The purpose of writing this final project is to find out and analyze the processing of inactive records in the Regional Financial and Asset Management Agency of the City of Yogyakarta. The author uses a qualitative descriptive research to develop this final project. The data were collected with a qualitative approach and the methods used were participatory observation, interviews, literature and document study. Participation observation is carried out by observing and participating directly in inactive records processing activities. Next, the author conducted interviews with employees in charge of carrying out archival activities to dig up various information. The next method is the author conducts a literature study which aims to obtain information from the literature such as books and scientific journals that are relevant to the research conducted. The conclusion of this final project is the activity of processing inactive records at the Regional Financial and Asset Management Agency of the City of Yogyakarta guided by Mayor Regulation No. 48 of 2017 concerning Guidelines for Management of Inactive Records in the Yogyakarta City Government. Inactive records processing starts from records arrangement, records storage, and records maintenance. The process of organizing records is quite in accordance with applicable guidelines, but on the other hand, records storage and maintenance activities have not gone well due to limited facilities and infrastructure. Processing of inactive records has not been effective and efficient so that it not yet support the creation of good administrative order in the Regional Financial and Asset Management Agency of Yogyakarta City.

Kata Kunci : Pengolahan Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, Tertib Administrasi