PEMETAAN FAKTOR PENYEBAB DAN PERBAIKAN PERSEDIAAN SLOW MOVING AND OBSOLETE (SLOB) PADA MANUFAKTUR TINTA

MUCHLIS R HUTOMO, Rika Fatimah P.L., ST., M.Sc., Ph.D.

2021 | Tesis | MAGISTER MANAJEMEN (KAMPUS JAKARTA)

Persediaan merupakan komponen penting dalam mendukung kelancaran produksi dan kinerja penjualan suatu perusahaan. Selain keuntungan dengan memiliki persediaan, persediaan menambah biaya operasional perusahaan dan apabila manajemen persediaan tidak berjalan dengan baik, persediaan akan bergerak lambat dan menjadi usang atau Slow Moving and Obsolete (SLOB). Penelitian di salah satu perusahaan tinta menunjukkan bahwa persediaan SLOB dapat mencakup 10,4% dari nilai persediaan perusahaan walaupun target perusahaan untuk SLOB adalah sebesar 5%. Persediaan SLOB berdampak pada kinerja keuangan perusahaan dimana perusahaan wajib mencadangkan dana hapus buku (write-off) atas persediaan SLOB dan menimbulkan berbagai inefisiensi seperti biaya penyimpanan yang meningkat, biaya proses ulang (rework) material, penjualan persediaan di bawah harga beli, dan biaya pembuangan persediaan yang usang. Perusahaan perlu mencari akar penyebab terjadinya persediaan SLOB dan faktor yang menyebabkan persediaan SLOB tinggi agar langkah perbaikan dimasa mendatang dapat menghasilkan penurunan persediaan SLOB yang berkesinambungan serta berdampak positif pada kinerja keuangan perusahaan. Untuk menentukan faktor penyebab persediaan SLOB, sebanyak sepuluh sampel material dengan tingkat persediaan SLOB tertinggi digunakan dalam penelitian ini. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif. Pengumpulan data dilakukan melalui Focus Group Discussion dengan karyawan perusahaan dan analisis data menggunakan metode Root Cause Analysis dan fishbone diagram. Saran perbaikan diperoleh dari sesi brainstorming dengan karyawan perusahaan, diikuti dengan penyusunan diagram afinitas. Dari hasil penelitian atas sampel persediaan SLOB ditemukan faktor dominannya adalah manusia, metode, lingkungan dan material. Faktor manusia menjadi faktor penyebab terjadinya pembelian berlebih dan disebabkan oleh kurangnya komunikasi, pelatihan yang kurang memadai, manajemen tugas pertama kali, upaya efisiensi dengan menaikkan jumlah pembelian, serta sikap optimis dalam pembelian dan ramalan. Untuk faktor metode disebabkan oleh adanya ramalan dari pelanggan terlalu optimis, wewenang penerbitan PO yang terlalu besar pada departemen PPS, dan prosedur pembelian yang kurang jelas sehingga menyebabkan pengawasan yang kurang efektif. Faktor lingkungan dapat berasal dari perubahan perilaku pasar seperti upaya penghematan material atau perubahan desain oleh pelanggan, pemindahan lokasi produksi, serta kondisi finansial pelanggan yang menyebabkan terhentinya penjualan produk menjadi SLOB. Dengan menggunakan diagram afinitas atas berbagai ide perbaikan yang diperoleh dari brainstorming, gagasan perbaikan dikelompokkan ke dalam pelatihan, prosedur pembelian dan prosedur operasional, manajemen pesanan, tanggung jawab, pelaporan dan infrastruktur.

Inventory is an important component in supporting the smooth production and sales performance of a company. Besides the advantages of owning inventory, inventory adds to the company's operational costs and if inventory management does not go well, inventory will move slowly and become obsolete or Slow Moving and Obsolete (SLOB). Research in an ink manufacturer shows that SLOB inventory can cover 10.4% of the company's inventory value despite the company's target for SLOB is only 5%. SLOB inventories have an impact on the company's financial performance where the company is required to reserve write-off funds on SLOB inventories and causes various inefficiencies such as increased storage costs, material rework costs, sales of inventory below the purchase price, and disposal costs. outdated supplies. The company needs to find the root causes for the occurrence of SLOB inventories and the factors that cause high SLOB inventories so that future corrective steps can result in a continuous decrease in SLOB inventories and have a positive impact on the company's financial performance. To determine the factors causing the SLOB inventory, ten samples of the material with the highest SLOB inventory levels were used in this study. This research is using descriptive qualitative method. Data collection was carried out through Focus Group Discussions with the company employees and data analysis using the Root Cause Analysis (RCA) method and fishbone diagram. Suggestions for improvement were obtained from a brainstorming session with company employees, followed by developing an affinity diagram. From the research results on the sample of SLOB inventory, it was found that the dominant factors were humans, method, environment and material. The human factor is the cause of excessive purchases and is caused by a lack of communication, inadequate training, first time task management, efficiency efforts by increasing the number of purchases, and an optimistic attitude in purchasing and forecasting. The method factor is caused by overly optimistic forecasts from customers, too large PO issuance authority in the PPS department, and unclear purchasing procedures which lead to ineffective supervision. Environmental factors can come from changes in market behavior such as efforts to save material or design changes by customers, moving production locations, and customer financial conditions that cause product sales to drop and becoming SLOB inventory. Using affinity diagrams for various proposed improvements obtained from the brainstorming session, improvement ideas were grouped into training, purchasing and operational procedures, order management, responsibility, reporting and infrastructure.

Kata Kunci : Inventory, Slow Moving, SLOB, Fishbone Diagram, Root Cause Analysis, Affinity Diagram.