PENGELOLAAN ARSIP VIDEO MINI DV DI INDONESIAN VISUAL ART ARCHIVE (IVAA)

GANESHA BAJA UTAMA, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini menjelaskan tentang pengelolaan arsip video media simpan Mini DV di Indonesian Visual Art Archive (IVAA). Kajian ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana kondisi arsip Mini DV yang dikelola Indonesian Visual Art Archive (IVAA), bagaimana arsip Mini DV di IVAA tercipta, tahapan-tahapan pengelolaan arsip Mini DV, fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan arsip Mini DV, dan juga kendala yang ditemui ketika proses pengelolaan arsip Mini DV. Mengingat pentingnya arsip Mini DV yang disimpan oleh IVAA menyimpan dan memuat berbagai informasi perkembangan seni visual yang telah terjadi di Indonesia, IVAA berusaha menyimpan, merawat, dan memberikan akses kepada masyarakat umum melalui proses pengelolaan arsip Mini DV ini. Terdapat tiga metode yang dipergunakan dalam kajian ini. Pertama, metode studi pustaka yakni pemanfaatan literatur relevan yang digunakan untuk bahan referensi. Kedua, observasi partisipatif yakni, terlibat langsung dalam proses pengelolaan arsip Mini DV di Indonesian Visual Art Archive selama tiga bulan. Ketiga, Wawancara dengan kepala arsip Indonesian Visual Art Archive. Arsip video Mini DV di Indonesian Visual Art Archive (IVAA) sudah usang dan digantikan dengan penyimpanan baru yang lebih efektif dan efisien. Dalam penyimpanan arsip Mini DV, IVAA melakukan pengelolaan arsip agar arsip tersebut dapat diakses dan digunakan kembali. Pengelolaan arsip video Mini DV di IVAA meliputi penciptaan arsip, penentuan akses ketika arsip masuk di IVAA, pengolahan arsip, penentuan sarana dan prasarana yang digunakan oleh IVAA, layanan serta aksesibilitas yang diberikan IVAA kepada pengguna. Kendala utama dalam proses pengelolaan ini adalah belum adanya standar operasional prosedur dalam pengelolaan arsip audiovisual sehingga berpengaruh pada kondisi fisik dan sistem kearsipan yang berada di IVAA.

This final paper explains about the managing of Mini DV archives in Indonesian Visual Art Archive. The purpose of this study is to explain the condition of the audiovisual archives, how audiovisual archives created, the steps of managing archives, the facility used, and the constraints faced during the managing audiovisual archive process. Considering the importance of the Mini DV archives kept by IVAA in storing and containing various information on the development of visual arts that have occurred in Indonesia, IVAA tries to save, maintain and provide access to the general public through the process of managing this Mini DV archive. There are three methods used in this study. First, literature studies method that is relevant as the reference materials. Second, participatory observation method by directly involved in the process of managing moving image archives in Indonesian Visual Art Archive. Third, interview with head of the archive in Indonesian Visual Art Archive. This study concludes that the condition of the audiovisual archives of Indonesian Visual Art Archive was technology outdated and they replace it with the latest moving image archives storage that is more effective and efficient. With archives managing, IVAA tries to provide the archives that can be accessed and reused. The managing of Mini DV moving image archives start from aquiring and accessioning, managing archives, facility that used for managing moving image archives, and and the accessibility that IVAA gives to the users to access these moving image archives. The main problem in the process of managing moving image archives at the IVAA is that they did not have the Standart Operational Procedure of managing moving image archives which is affecting the physical condition and the management of the moving image archives they have.

Kata Kunci : pengelolaan arsip, Mini DV, audiovisual, Indonesian Visual Art Archive