Perencanaan Records Center di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta

ELLA ZULYANA, Waluyo, S.S., M.Hum.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir berjudul "Perencanaan Records Center di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta". Penulisan tugas akhir ini dilatarbelakangi kurang memadainya records center yang dimiliki dinas untuk menyimpan arsip inaktif yang relatif banyak. Tujuan penelitian untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif, perencanaan record center, dan kendala yang dihadapi untuk membuat perencanaan records center yang baru. Metode yang digunakan untuk memperoleh data yaitu observasi, studi literatur, dan wawancara. Observasi, penulis ikut serta mengolah arsip inaktif dan melihat secara langsung kondisi record center. Studi literatur, mencari data dari buku, jurnal, artikel yang berkaitan dengan tema penulis untuk melengkapi data. Wawancara, tanya jawab yang dilakukan kepada petugas arsip Disnakertrans DIY. Pengelolaan arsip inaktif di Disnakertrans DIY yaitu pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan tanpa daftar arsip inaktif. Oleh sebab itu unit kearsipan melakukan rekontruksi arsip dan penyimpanan arsip berdasarkan pencipta arsip. Perencanaan records center baru meliputi perkiraan volume, kebutuhan boks, tempat penyimpanan, lokasi, tata layout ruang, kebutuhan ruang, sarana pendukung, dan biaya yang akan digunakan. Kendala yang dihadapi dalam perencanaan records center yang baru diantaranya anggaran tidak diakomodasi secara spesifik dalam post anggaran untuk perencanaan records center, lahan kosong yang tidak dimiliki dinas untuk membuat records center baru yang gedungnya memenuhi standar dan kurangnya sumber daya manusia yang menangani arsip serta kesadaran kearsipan masih rendah.

The Final Report entitled "Planning Records Center in Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta". The writing of this Final Report is motivated by inadequate of records center owned by the department to store relatively many records. The research objective is to determine the condition of the records, record center planning, and the constraints faced in making a new records center plan. Methods used to obtain data are observations, literature studies, and interviews. Observations, the authors participates in processing records and seeing firsthand the condition of the record center. Literature study, looking for data from books, journals, articles related to the author's theme to complete the data. Interviews, questions and answers conducted to archives of the Disnakertrans DIY. Management of records in Disnakertrans DIY, namely the transfer of records from work units to the archive unit without the list of records. Therefore the archival unit reconstructs records and stroge based on the creator of the records. New records center planning includes estimation of volume, box requirements, storage, location, layout of the space, space requirements, supporting facilities, and costs to be used. Constraints faced in the planning of new records centers include the budget not specifically accommodated in the post budget for records center planning, vacant land that is not owned by the agency to make new records centers whose buildings meet the standards and the lack of human resources handling records and archival awareness is still low.

Kata Kunci : Perencanaan, Records Center, Arsip Inaktif