Sistem Agenda Kaulbach: Penataan Arsip Departement van Binnenlandsch Bestuur (Seri Grote Bundel)

FANNY RAHMASARI, Lillyana Mulya, S.S., M.A.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini memiliki fokus tentang penataan arsip Sistem Agenda Kaulbach oleh Departement van Binnenlandsch Bestuur: Seri Grote Bundel yang disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). ANRI merupakan Lembaga Kearsipan Nasional yang banyak menyimpan arsip-arsip pada masa Hindia Belanda. Tugas Akhir ini bertujuan mengetahui kondisi, volume, proses penataan kembali dan jenis-jenis penataan arsip pada masa Hindia Belanda. Pengumpulan data menggunakan tiga metode penelitian, yaitu studi pustaka, wawancara dan observasi partisipatif. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari buku-buku yang relevan. Wawancara dilakukan dengan tanya jawab kepada arsiparis senior untuk mendapatkan data yang valid. Observasi partisipatif dilakukan dengan pengamatan langsung dan berperan aktif selama melakukan kegiatan penataan arsip. Sebagai kesimpulan, volume arsip Afdeling E yang telah ditata sebanyak 175 meter linier. Arsip itu disimpan dalam berbagai kondisi, mulai dari kondisi bagus, hingga kerusakan ringan dan berat. Dicatat bahwa klasifikasi Binnenlandsch Bestuur telah berubah dari sistem Verbaal ke sistem Agenda Kaulbach sejak 1924 hingga 1944. Proses klasifikasi untuk menyusun sarana temu balik menggunakan 21 tahapan sesuai dengan SOP-AP Makro No.49 Tahun 2015.

This final project focuses on the archival arrangement of Departement van Binnenenlandsch Bestuur: Grote Bundel series which used the Kaulbach agenda system. Arsip Nasional Republik Indonesia is a national archival institution that keeps many archives from the Dutch East Indies period. The aims of this final project are to describe the condition, volume, rearrangement process, and types of archival arrangement during the Dutch East Indies. Data collection used three research methods, namely literature study, interview and partisipatory observation. The literatur study is carried out by collecting the information from relevant literature. The interview is conducted by interviewing the senior archivist to get additional information. Participatory observation is carried out by observing directly and performing an active role during the archival arrangement. In conclusion, the volume of archives from Afdeling E that have been arranged was 175 meters linier. Archives condition is varied, starting from good condition to light and heavy damage. It is noted that the classification of Binnenlandcsh Bestuur archives was changed from Verbaal system to Agenda Kaulbach since 1924 to 1944. The classification process to make a finding aids, should apply 21 steps in accordance with the SOP-AP Makro No.49 Tahun 2015.

Kata Kunci : agenda kaulbach, seri grote bundel, Departement van Binnelandsch Bestuur