DIGITALISASI ARSIP FOTO DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN BANTUL

NURUL LATIFAH F, Widiatmoko Adi Putanto, S.S., M.L.I.M.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas tentang bagaimana sistem dan prosedur dalam melakukan digitalisasi arsip-arsip foto yang di kelola oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul. Tujuan dari digitalisasi arsip foto disini adalah untuk meminimalisir penggunaan arsip asli atau fisik arsip, karena apabila arsiparsip fisik yang asli sering digunakan dapat mengakibatkan arsip-arsip cepat mengalami kerusakan. Selain itu, digitalisasi arsip juga berfungsi sebagai pengamanan informasi arsip agar tetap terjaga. Kegiatan ini juga dapat membantu dalam pelayanan arsip kepada pengguna serta pengguna dapat dengan mudah dan cepat dalam melakukan akses arsip yang dibutuhkan. Tugas Akhir ini menggunakan beberapa metode dalam pengumpulan datanya. Metode pertama adalah observasi-partisipatif, dimana penulis ikut terjun ke lapangan dalam pelaksanaan proyek digitalisasi arsip. Kedua, menggunakan metode studi pustaka, yaitu penulis mengumpulkan data berdasarkan literaturliteratur yang berkaitan dengan tema. Metode ketiga yaitu wawancara, artinya metode yang penulis lakukan untuk melengkapi data agar bervariasi dan menambah data berdasarkan informasi yang disampaikan secara langsung. Proses digitalisasi arsip foto yang dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul bertujuan untuk menjaga keamanan informasi serta memberikan akses dan layanan pada pengguna. Pelaksanaan digitalisasi menggunakan peralatan khusus berupa scanner dan komputer. Upaya untuk memudahkan akses kepada pengguna yakni dengan mengunggah hasil scan arsip foto pada platform SIKS berbasis online. Platform ini memudahkan pengguna dalam mengakses dari segi waktu dan tempat serta menghemat biaya.

This Final Paper discusses how the system and procedure in digitizing photo archives managed by the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul. The purpose of digitizing photo archives here is to minimize the use of original or physical file archives, because if the original physical files are often used it can cause archives to be damaged quickly. In addition, digitizing archives can also functions as security of archival information. This activity can also help in archiving services to help users easily and quickly access the required archives. This Final Paper uses several methods in collecting data. The first method is participatory observation, where the author goes into the field and out the archive digitization project. Second, using the literature study method, namely the author collects data based on the literature relating to the theme. The third method is interview, which means the method that the author do is to complete the data to vary and add data based on the information delivered directly. The process of digitizing photo archives carried out at the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul aims to maintain information security and provide access and services to users. The implementation of digitization uses special equipment in the form of scanners and computers. The efforts needed to facilitate the access to users is by uploading the scan results of photo archives on based online platforms. This platform makes it easy for users to access in terms of time and place and save costs.

Kata Kunci : Arsip Foto, Digitalisasi, Akses