PRESERVASI ARSIP TEKSTUAL DI KHP WIDYABUDAYA KRATON NGAYOGYAKARTA HADININGRAT

MIFTAKHUROKHIMAH F A, Widiatmoko Adi Putanto, S.S., M.L.I.M.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas tentang kegiatan preservasi arsip statis di Kawedanan Hageng Punakawan (KHP) Widyabudaya Kraton Ngayogyakarta Hadiningrat. KHP Widyabudaya merupakan unit yang bertugas untuk mengelola arsip statis di wilayah Kraton Ngayogyakarta Hadiningrat. Mengingat Kraton sebagai pusat budaya di Yogyakarta, maka perlu dilakukan pemeliharaan dan perawatan terhadap material budaya untuk menjamin tersedianya informasi baik bagi publik maupun internal organisasi. Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui kondisi arsip, proses preservasi, dan kendala selama kegiatan preservasi arsip statis di KHP Widyabudaya. Penyusunan Tugas Akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data yaitu studi pustaka, observasi partisipasi, dan wawancara. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan informasi melalui buku-buku yang relevan. Observasi partisipasi dilakukan dengan berperan aktif secara langsung pada proses preservasi arsip. Wawancara dilakukan dengan tanya jawab kepada Abdi Dalem untuk mendapatkan data yang valid. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini diketahui bahwa jumlah arsip statis tekstual yang ada KHP Widyabudaya kurang lebih berjumlah 1,8 juta yang tercipta dari masa pemerintahan Sultan Hamengkubuwana I hingga IX. Beberapa diantaranya sudah mengalami rusak ringan hingga berat. Upaya pelestarian yang dilakukan meliputi beberapa tingkatan diantaranya konservasi preventif, pasif, aktif, dan restorasi. Namun, secara umum meliputi dua hal utama yaitu pelestarian secara fisik dan isi informasinya. Sedangkan kendala yang dihadapi dalam proses pelaksanaannya yaitu keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) dan anggaran yang berakibat pada belum efektifnya kegiatan pelestarian arsip dan kurangnya sarana serta prasarana penunjang kegiatan tersebut.

This Final Paper discusses about textual archives preservation activities in Kawedanan Hangeng Punakawan (KHP) Widyabudaya Kraton Ngayogyakarta Hadiningrat. KHP Widyabudaya is a unit in charge of managing archives in the territory of Kraton Ngayogyakarta Hadiningrat. Considering Kraton as a cultural center in Yogyakarta, it is necessary to do preservation and conservation of cultural heritage materials to ensure the availability of information for both the public and internal organization. Three methods used in this paper are literature reviews, participatory observation, and interviews. Literature reviews by collecting the information from relevant books. Participatory observation by doing activities about textual archives preservation directly. Interviews was conducted by interviewing Abdi Dalem to get the additional information. There are roughly 1.8 milion archives in KHP Widyabudaya, from the reign of Sultan Hamengku Buwana I until IX. Most of the archives have been damaged from minor to severe deterioration. Conservation efforts include several levels including preventive, passive, active, and restoration. However, generally it includes two main things that are physical preservation and content of the information. Several obstacles encountered in the process of implementation is the limitated of human resources and budget that resulted in the ineffectiveness of textual archives preservation activities as well as the lack of facilities and infrastructure in supporting the activities.

Kata Kunci : Arsip Tekstual, Preservasi, KHP Widyabudaya