IMPLEMENTASI APLIKASI E-OFFICE V.2 SEBAGAI SARANA PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA YOGYAKARTA

TSABIT ALAYK R, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas tentang implementasi aplikasi E-Office V.2 sebagai sarana pengolahan arsip dinamis aktif di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Aplikasi ini dikembangkan untuk mempermudah manajemen dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar dalam lingkup pemerintah kota supaya terdapat acuan keseragaman dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara otomasi. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui pemanfaatan aplikasi e-office V.2 dalam pengolahan arsip dinamis aktif khususnya persuratan di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Terdapat tiga metode yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini yaitu, studi pustaka. observasi partisipatif, dan wawancara. Studi pustaka merupakan teknik pengumpulan data dari berbagai bahan pustaka untuk dijadikan referensi kepenulisan. Observasi partisipatif yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan dan praktik secara langsung di lokasi objek kajian Tugas Akhir. Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan dengan cara tanya jawab pada narasumber yang paham terhadap topik kajian Tugas Akhir. Implementasi aplikasi e-office V.2 untuk pengolahan arsip dinamis aktif dalam organisasi di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta memberikan dampak yang signifikan dalam kegiatan pengurusan surat, baik pengurusan surat masuk maupun surat keluar yang dimulai dari proses pembuatan surat, disposisi, sampai ke pengiriman surat. Aplikasi E-Office V.2 merupakan aplikasi pembaruan dari E-Office V.1. Terdapat beberapa perbedaan fitur dan juga tools dari kedua versi ini. Aplikasi e-office membantu proses pengolahan arsip dinamis aktif khususnya bidang persuratan agar semakin mudah dan transparan. Aplikasi ini akan terus mengalami perbaikan seiring berjalannya waktu. Beberapa kendala yang penulis temukan sebagian besar merupakan kendala yang bersifat teknis. Fitur dan jenis surat yang terdapat dalam aplikasi e-office juga belum digunakan sepenuhnya karena masih dalam tahap pengembangan.

This Final Project discusses the implementation of the E-Office V.2 application as tool for active record processing in the Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. This application was developed to facilitate the management and distribution of incoming and outgoing mail within the scope of the city government so that there is a reference to uniformity in the management of incoming and outgoing mail automatically. The purpose of this study was to determine the utilization of e-office V.2 applications in active dynamic file processing, especially letters in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. There were three methods used in the preparation of this Final Project. The first is literature, second is participatory observation, and third is interviews. Library literature is a technique of collecting data from various library materials to be used as a reference for authorship. Participatory observation, namely data collection carried out by observation and practice directly at the location of the Final Project study object. The interview is the process of obtaining information by way of question and answer to the resource person who understands the topic of the Final Project study. Implementation of E-office V.2 application for active record processing in organizations in Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta has a significant impact on the management of correspondence, both the management of incoming and outgoing mail starting from the process of making letters, dispositions, to shipping letter. The E-Office V.2 application is an update application from E-Office V.1. There are several differences in the features and tools of these two versions. E-office applications help active records processing, especially in the field of correspondence to make it easier and more transparent. This application will continue to experience improvements over time. Some of the obstacles that I found were mostly technical obstacles. The features and types of letters contained in e-office applications have also not been fully used because they are still under development.

Kata Kunci : Aplikasi, E-Office, Pengolahan Arsip Dinamis Aktif, Dinarpus Kota Yogyakarta