Implementasi Program Manajemen Rekod Di Pt Legalgo Justisia Indonesia Jakarta

IHTIAR ANUGRAH H, Faizatush Solikhah, S.Sos., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas mengenai program manajemen rekod di PT LegalGo Justisia Indonesia. Program manajemen rekod mencakup penciptaan dan penyimpanan dokumen, penggunaan dan pemeliharaan rekod, akses sampai dengan pengendalian rekod serta temu kembali. Fokus dan tujuan tugas akhir ini terkait manajemen rekod yang ada pada PT LegalGo Justisia Indonesia. PT LegalGo Justisia Indonesia merupakan penyedia layanan hukum secara online dengan tiga layanan utama yaitu, pembuatan perjanjian, pendaftaran merek dan pendirian perusahaan. Dimana segala aktivitas administrasi dan bisnis yang dihasilkan berbentuk elektronik, sehingga dibutuhkan adanya program manajemen rekod yang baik. Metode pengumpulan data yang digunakan yakni studi pustaka yang berguna untuk mengumpulkan teori dari berbagai sumber data dan literatur baik melalui buku, jurnal hingga undang-undang terkait program manajemen rekod. Dokumentasi juga dilakukan untuk mendukung teknik pengumpulan data, pengolahan, penemuan kembali dan penyebaran dokumen secara rinci melalui pengambilan gambar terkait informasi dari objek yang dikaji. Observasi partisipan melalui Praktik Kerja Lapangan di PT LegalGo Justisia Indonesia sekaligus wawancara terhadap associate untuk melengkapi data yang belum diperoleh selama kegiatan pengamatan berlangsung. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa PT LegalGo Justisia Indonesia dalam melaksanakan program manajemen rekod belum sesuai dengan standar manajemen rekod. Kemudian sumber daya manusia yang berkompeten dalam bidang pengelolaan rekod juga dibutuhkan. Mengingat peran document controller sangat berpengaruh terhadap kelangsungan manajemen rekod dari suatu perusahaan.

This final report discusses about the implementation of the records management program at PT LegalGo Justisia Indonesia. The records management program includes creation and storage of documents, use and maintenance of records, access up to control the records until retrievable. The focus of the this related to existing records management at PT LegalGo Indonesia Justisia Indonesia. PT LegalGo Justisia is legal online service providers with three main services such as, making agreement, intellectual property and business establishment. All the activities of the administration and the business are electronic, so it needs the presence of a good records management program. Method of data collection that is used for literature studies i.e. useful for collecting data from many different sources of theory and literature through books, journal of laws and regulation related to program management record. Documentation is also done to support the techniques of data collection, processing and dissemination of the re-discovery of documents in detail through a shooting related information from the object being observed. Participant observation through the practice of fieldwork in PT LegalGo Justisia Indonesia simultaneously interview against the associate to supplement the data haven’t been obtained during observation activities. The results of this research show that PT LegalGo Justisia Indonesia in carrying out the program management record are short from standard of records management program . Then the competency based human resources management in the field of the record is also required. Given the role of document controller very influential towards the survival of an enterprise records management.

Kata Kunci : Program Manajemen Rekod, Dokumen Klien, Attorney Client Confidentiality, Dokumen Kebijakan