The Standard Operating Procedure (SOP) of Media Monitoring Performed by Public Relations of PT. Kereta Api Indonesia

FATIMAH ZAHRA, Erlin Estiana Yuanti, S.S., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS

Tugas akhir ini bertujuan untuk membahas profil Hubungan Masyarakat, PT. Kereta Api Indonesia Daerah Operasi (Daop) 6 Yogyakarta, dan standar operasi prosedur (sop) dari media monitoring yang dilakukan oleh Divisi Hubungan Masyarakat PT. Kereta Api Indonesia. Metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis adalah dengan melakukan observasi secara langsung melalui Praktek Kerja Lapangan selama dua bulan dari 7 Januari 2019 sampai 13 Maret 2019 di Divisi Hubungan Masyarakat PT. Kereta Api Indonesia Daop 6 Yogyakarta, yang beralamat di Jalan Lempuyangan No. 1 Yogyakarta. Metode selanjutnya adalah dengan mewawancarai pihak yang terkait dengan judul laporan akhir ini, yaitu manajer hubungan masyarakat, internal dan eksternal asisten manajer, serta karyawan yang tergabung dalam divisi hubungan masyarakat PT. Kereta Api Indonesia Daop 6 Yogyakarta. Metode yang ketiga yaitu dilakukan dengan cara mengambil data melalui berbagai sumber antara lain internal data, buku, buku elektronik, dan jurnal. Data yang didapatkan dikelompokkan sesuai objektif dan disajikan secara detail dalam deskripsi menggunakan Bahasa Inggris dengan dukungan gambar, grafik, dan tabel. Berdasarkan hasil observasi dan studi pustaka yang dilakukan oleh penulis, Divisi Hubungan Masyarakat dipimpin oleh seorang Manajer yang dibantu oleh Eksternal dan Internal Asisten Manajer yang membawahi 2 karyawan. Salah satu tugas internal yang dilakukan oleh Divisi Hubungan Masyarakat PT. Kereta Api Indonesia yaitu melakukan kliping yang merupakan bagian dari media monitoring. Terdapat dua jenis media, yaitu media online dan offline. Media monitoring tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur operasi standar yang telah ditentukan. Prosedur operasi standar dari media monitoring yaitu menyiapkan media, melakukan media monitoring, menyusun kliping pemberitaan, membuat rekapitulasi, dan mendistribusikan hasilnya. Media monitoring offline dilakukan dengan cara memeriksa daftar koran, membaca berita yang berhubungan dengan PT. Kereta Api Indonesia, dan membuat kliping pemberitaan. Sedangkan, media monitoring online dilakukan dengan cara mencari berita di Google menggunakan kata kunci, mengatur pencarian di Google menjadi artikel Berita, menyaring berita, menyalin dan menempel artikel berita ke dalam Ms. Word dengan prosedur penulisan yang telah ditentukan, mencetak berita, dan memberi penilaian berita dengan membaca isi artikel berita.

This Final Paper aims to discuss the profile of Public Relations of PT. Kereta Api Indonesia Operational Area (Daop) 6 Yogyakarta as well as the standard operating procedure of media monitoring performed by Public Relations PT. Kereta Api Indonesia. The method of collecting data done by the writer was field observation directly through internship program conducted from January 7 until March 13, 2019 in Public Relations Division of PT. Kereta Api Indonesia Daop 6 Yogyakarta, located in Lempuyangan street no. 1 Yogyakarta. Next method is conducting direct interview related to public relations activities with the manager, internal and external assistant manager, and the staff who are member of Public Relations Division of PT. Kereta Api Indonesia Daop 6 Yogyakarta. The third method was carried out by taking data through several sources including internal data, books, e-book, and journal. The data obtained were grouped based on the objectives and presented descriptively in English accompanied by figures, graphs, and tables. Based on the observations and literature studies conducted by the writer, Public Relations Division of PT. Kereta Api Indonesia Daop 6 Yogyakarta is led by a manager and assisted by External and Internal Assistant Manager, which oversee two staffs of Public Relations. One of the internal tasks of Public Relations of PT. Kereta Api Indonesia is conducting the clipping activities which included in media monitoring. There are two types of media, that is offline and online media. Public Relations conducts media monitoring based on the standard operating procedures (SOP) that have been determined. The standard operating procedure (SOP) of media monitoring is preparing the media, performing the media monitoring, compiling the press clipping, making recapitulations, and distributing the result. Offline media monitoring is conducted by checking the newspaper list, reading the news about PT. Kereta Api Indonesia, and making the newspaper clipping. On the other hand, online media monitoring is conducted by searching the news on Google with the keywords, setting the Google search into News article, filtering the news, copying and pasting the news article into Ms. Word in accordance with the writing procedure which have been determined, printing the news, and giving the news category by reading the article.

Kata Kunci : public relations, standard operating procedure, media, media monitoring, PT Kereta Api Indonesia, Operational Area 6.