Filing Of Financial Records Based On Aplikasi Arsip Digital In Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral

DELLA YULIANA N, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini membahas tentang Pemberkasan Arsip Keuangan berbasis Aplikasi Arsip Digital yang dilaksanakan di Direktorat Jenderal (Ditjen Migas) Minyak dan Gas Bumi (Migas) Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM). Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan tahapan pemberkasan arsip keuangan, pemanfaatan aplikasi Arsip Digital, sarana dan prasarana, serta kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pemberkasan arsip keuangan berbasis Aplikasi Digital . Penyusunan tugas akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data, yaitu, observasi partisipatif, wawancara, dan studi pustaka. Observasi partisipatif merupakan metode pengumpulan data dengan mengamati dan berpartisipasi secara aktif pada aktivitas pemberkasan arsip keuangan di lokasi penelitian tugas akhir. Wawancara dilakukan melalui proses tanya jawab dengan narasumber terkait permasalahan pelaksanaan pemberkasan arsip keuangan berbasis Aplikasi Arsip Digital yang dikaji dalam tugas akhir. Studi pustaka adalah proses pengumpulan data dari berbagai sumber bahan pustaka yang berhubungan dengan kajian pelaksanaan pemberkasan arsip keuangan berbasis Aplikasi Arsip Digital di Ditjen Migas Kementerian ESDM. Pemberkasan arsip keuangan di Ditjen Migas Kementerian ESDM terdiri dari tahapan penerimaan arsip, pengelompokan arsip, penomoran, registrasi arsip menggunakan Aplikasi Arsip Digital, dan penyimpanan arsip. Pemanfaatan Aplikasi Arsip Digital yang dilakukan oleh Unit Kearsipan II Ditjen Migas pada tahapan registrasi dan penyimpanan arsip, serta berfungsi dalam pencarian arsip. Sarana dan prasarana yang digunakan terdiri dari, boks kontainer, tali, troli, alat tulis kantor, komputer, laptop, wifi, boks arsip, roll o’pack, dan ruang simpan arsip. Kendala atau permasalahan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pemberkasan arsip keuangan terdiri dari, kewenangan pemberkasan arsip keuangan masih belum tepat;kurangnya sumber daya manusia di bidang kearsipan dan sarana prasarana;kurangnya sosialisasi mengenai pentingnya kearsipan; serta SOP tentang penataan arsip aktif belum dilakukan pembaruan.

The final paper discusses the Filing of Financial Records Based on Aplikasi Arsip Digital held at Direktorat Jenderal (Ditjen) Minyak dan Gas Bumi (Migas) Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM). The purpose of this study was to determine the implementation of the stages of filing financial records, utilization of the Aplikasi Arsip Digital, facilities, and constraints in the implementation of filing financial records based on Aplikasi Arsip Digital. The preparation of this final paper uses three methods of data collection, that is, participatory observation, interviews, and literature. Participatory observation is a method of collecting data by observing and actively participating in financial filing activities at the final project research location. The interview was conducted through a question and answer process with the resource person regarding the problem of implementating a filing of a financial records based on Aplikasi Arsip Digital in the final project. Library study is the process of collecting data from various sources of library materials related to review of implementation of filing of financial records based on Aplikasi Arsip Digital at Ditjen Migas Kementerian ESDM. The filing of the financial records consists of the stages of receipt of records, records grouping, numbering, registration of records in the Aplikasi Arsip Digital, and records storage. The utilization of the Aplikasi Arsip Digital is carried out by the Unit Kearsipan II Ditjen Migas at the registration and storage stages of the archive, as well as functioning in the search for records. The facilities and infrastructure used consist of, container boxes, ropes, trolleys, office stationery, computers, laptops, wifi, file boxes, roll o'pack, and archive storage space. Constraints or problems about implementation of financial records filing include, the authority of filing financial records is still not appropriate; the lack of human resources in the field of archives and infrastructure; lack of socialization regarding the importance of archives; and SOP on active archive arrangement have not been updated.

Kata Kunci : Arsip Keuangan, Pemberkasan Arsip Keuangan, Aplikasi Arsip Digital