Pengelolaan Arsip Akta Kelahiran Berbasis SIAK Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta

GANDHI DWI BRAMASTA, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas mengenai proses pengelolaan arsip akta kelahiran berbasis SIAK di Bidang Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta untuk membantu dan mempercepat pelayanan kepada masyarakat, serta untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip akta kelahiran di instansi tersebut. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini meliputi studi pustaka, wawancara dan observasi partisipatif. Studi pustaka dilakukan dengan cara penelusuran mengenai buku, jurnal, maupun peraturan yang sesuai dengan tema Tugas Akhir. Wawancara dilakukan dengan cara menggali informasi dari narasumber yang dapat mendukung penulisan Tugas Akhir. Observasi partisipatif dilakukan dengan cara ikut terlibat aktif dalam kegiatan praktik kerja lapangan dan melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini adalah pengelolaan arsip akta kelahiran di bidang pencatatan sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta terdiri dari Tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan. Pengelolaan arsip akta kelahiran di instansi pelaksana memanfaatkan teknologi informasi berbasis aplikasi SIAK yang terdiri dari dua macam, yaitu SIAK internal dan SIAK eksternal. Kendala yang menghambat proses pengelolaan arsip akta kelahiran di instansi tersebut adalah dasar hukum pelaksana, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta kurangnya kegiatan evaluasi kerja secara rutin.

This Final Project discusses about the process of managing a SIAK-based birth certificate in Bidang Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta to find out the process of managing the birth certificate by utilizing the development of SIAK application technology to help and accelerate service to the community, and to find out the obstacles faced in managing birth certificate records in the agency. Data collection methods used in this study include literature studies, interviews and participatory observation. Literature study has been done by searching books, journals, and regulations that are in accordance with the theme of the Final Project. Interviews has been done by digging information from speakers who can support the writing of the Final Project. Participatory observation has been done by actively participating in field work practice activities and making observations directly on the object of research. The conclusion of this Final Project is the management of birth certificate records in Bidang Pencatatan Sipil Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Yogyakarta consisting of the stages of creation, use and maintenance of archives, and disposal. Management of birth certificate records in implementing agencies utilizes information technology based on SIAK applications which consists of two types, namely internal SIAK and external SIAK. Some limitations in the process of managing the birth certificate in the agency are the legal basis of the executor, human resources, facilities and infrastructure, and the lack of routine work evaluation activities.

Kata Kunci : Pengelolaan, Arsip Kelahiran, SIAK