Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Di Dinas Arsip Dan Perpustakaan Kabupaten Klaten

RIAWATI KUMARADEWI, Waluyo, S.S., M.Hum

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten ini menjelaskan mengenai kondisi arsip, asal-usul arsip dinamis inaktif yang diolah, pengolahan arsip dinamis inaktif, dan kendala yang dihadapi dalam pengolahan. Penulis memilih tema pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten disebabkan karena penulis ingin mengetahui proses pengolahan arsip dinamis inaktif di lembaga kearsipan. Tugas Akhir ini menerapkan tiga metode pengumpulan data. Metode yang pertama yaitu wawancara dengan tiga pegawai yang berkompeten di bidang pengolahan arsip dinamis inaktif sehingga mendapatkan informasi yang akurat. Metode yang kedua yaitu observasi partisipatif yang dilakukan dengan mengamati dan ikut serta dalam kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten sehingga memperoleh data yang valid dan konkret tentang objek penelitian. Metode yang ketiga adalah metode studi pustaka dengan memahami, mempelajari, dan mengutip teori yang sesuai dengan fokus penelitian dari berbagai literatur. Hasil penelitian dalam Tugas Akhir ini menunjukkan bahwa kondisi arsip dinamis inaktif di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten kurang baik. Arsip dinamis inaktif yang diolah berasal dari seluruh Organisasi Perangkat Daerah di Kabupaten Klaten. Tahapan pengolahan arsip dinamis inaktif dimulai dari pemilahan arsip, pendeskripsian arsip, pembungkusan arsip, pengentrian data arsip, manuver data, manuver fisik, penyimpanan arsip ke dalam boks, dan pembuatan daftar arsip. Kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip dinamis inaktif yaitu pemindahan arsip belum memiliki daftar arsip yang dipindahkan, pedoman penilaian arsip sudah usang, dan keterbatasan anggaran serta Sumber Daya Manusia yang ada.

The Final Project entitled Processing Inactive Records at Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten explains about the conditions of records, the origin of processed inactive records, the processing of inactive records, and the constraints that faced in processing. The author chooses theme of processing inactive records at Dinas Arsip Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten because the author wants to know how processing inactive records at archiving institution. This Final Project applies three methods of collecting data. The first method is interview with three employees who are competent in the processing inactive records so get the accurate information. The second method is participative-observation by observing and directly participating in processing inactive records activities at Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten so as obtain the valid and concrete data about the object of research. The third method is literature study by understanding, studying, and citing theories that appropriate with the focus of research from various literature. The result of the research in this Final Project indicate that the conditions of inactive records at Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Klaten are not good. Inactive records that processed come from all Local Government Organizations in Klaten regency. Stage of processing inactive records starting from records sorting, records describing, records wrapping, data entering, data maneuvering, physical maneuvering, records storage in the box, and records list making. Constraints that faced in processing inactive records is the transfer records does not yet have a list of records that have been moved, the records assessment guidelines are out of dated, and limited budgets and human resources.

Kata Kunci : Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif