PELAKSANAAN PERUBAHAN SISTEM PENJAJARAN DARI STRAIGHT NUMERICAL FILING KE TERMINAL DIGIT FILING PADA REKAM MEDIS RAWAT JALAN DAN UGD DI RSUD DR.SOEROTO NGAWI

VAHDANIA RIZQA O, Dian Budi Santoso, SKM., MPH

2019 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar belakang : Fasilitas pelayanan kesehatan bermula dari lingkup yang kecil kemudian berkembang menjadi lebih besar. Perubahan sistem penyimpanan rekam medis bisa saja terjadi untuk menunjang pelayanan dan peningkatan mutu pengelolaan rekam medis. Berdasarkan hasil studi pendahuluan RSUD Dr.Soeroto sedang melakukan perubahan sistem penjajaran dari Straight Numerical Filing ke Terminal Digit Filing . Perubahan sistem penjajaran dari Straight Numerical Filing ke Terminal Digit Filing dilakukan karena untuk meminimalisir terjadinya misfile. Tujuan : Mengetahui pelaksanaan perubahan sistem penjajaran dari Straight Numerical Filing ke Terminal Digit Filing pada rekam medis rawat jalan dan UGD. Metode Penelitian : Jenis penelitian kualitatif. Rancangan penelitian fenomenologis. Subjek dalam penelitian ini adalah 3 orang petugas filing,serta koordinator rekam medis. Objek penelitian ini adalah sistem penjajaran. Teknik pengumpulan data dengan wawancara dan observasi. Uji keabsahan data menggunakan triangulasi sumber. Hasil : Sarana yang tersedia untuk pelaksanaan perubahan sistem penjajaran Rak berkas rekam medis, komputer, Map rekam medis serta Tracer. Adanya SPO dalam bentuk straight numerical filing. SDM yang tersedia saat ini kurang mencukupi kebutuhan sumber daya manusia. Teknik pelaksanaan dilakukan secara bertahap dan dimulai dengan nomor kecil dahulu. Hambatan yang dihadapi adalah waktu pelaksanaan, SDM serta ruangfiling. Kesimpulan : Sarana dan prasarana sudah mendukung untuk perubahan sistem penjajaran dari Staight Numerical Filing ke Terminal Digit Filing. Prosedur perubahan yang dilakukan oleh RSUD Dr.Soeroto Ngawi sudah ditentukan namun belum tertulis dalam SPO. Petugas sebaiknya membuat kebijakan atau SPO untuk petugas filing rawat jalan dan ugd terkait dengan sistem penjajaran baru yang digunakan.Hambatan yang ditemui dalam melakukan perubahan sistem penjajaran meliputi waktu pelaksanaan, SDM dan fasilitas. Sosialisasi dan pelatihan sebaiknya dilakukan secara menyeluruh untuk semua petugas filing terkait dengan penyimpanan rekam medis sehingga dengan adanya proses perubahan sistem penjajaran menjadi tidak terhambat.

Background: Health care facilities start from a small scope and then grow to be bigger. Changes in the storage system of medical records can occur to support services and improve the quality of medical record management. Based reliminary study at RSUD Dr.Soeroto was making changes to the alignment system from Straight Numerical Filing to the Terminal Digit Filing. Changing the alignment system from Straight Numerical Filing to the Terminal Digit Filing because to minimize the occurrence of misfiles. Objective: To find out the implementation of the alignment system changes from Straight Numerical Filing to the Digit Filing Terminal on outpatient and ER medical records. Methods: Type of qualitative research. Phenomenological research design. The subjects in this study were 3 filing officers, 1 as the medical record coordinator. The object of this research is the alignment system. The technique of collecting data by interview and observation. Test the validity of the data using source triangulation. Results: Facilities available for implementation of the alignment system changes. Medical record file rack, computer, medical record map and Tracer. There is an SPO in straight numerical filing. The available human resources currently are not sufficient for human resources. The implementation technique is carried out in stages and starts with a small number first. The obstacles faced are the time of implementation, HR and space. Conclusion: Facilities have supported the change of alignment system from Staight Numerical Filing to Digit Filing Terminal. Procedures for changes made by Dr. Soeroto Ngawi General Hospital have been determined but have not been written in the SPO. Officers should make a policy or SOP for outpatient and ugd filing officers related to the new alignment system. Constraints encountered in making changes to the alignment system include implementation time, human resources and facilities. Socialization and training should be carried out thoroughly for all filing officers related to the storage of medical records so that the alignment system changes process becomes not hampered.

Kata Kunci : Sistem Penjajaran, straight numerical filing, terminal digit filing