PENERAPAN APLIKASI RAIL DOCUMENT SYSTEM (RDS) SEBAGAI SISTEM OTOMASI ARSIP DINAMIS AKTIF DI PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI IV SEMARANG

CYNTHIA ANGGIT W, Lastria Nurtanzila, S.IP., M.A.P.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Sistem otomasi arsip dinamis aktif yang diterapkan di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) menggunakan aplikasi bernama Rail Document System (RDS). RDS memerlukan koneksi internet untuk mengoperasikannya. Aplikasi RDS mampu melakukan pengelolaan arsip berupa surat masuk, dokumen lain, undangan, nota dinas, dan surat dinas. Aplikasi RDS membutuhkan SDM sebagai pelaksana dan sarana yang mendukung seperti komputer, scanner , printer, dan jaringan internet. Metode yang digunakan penulis untuk membuat laporan adalah observasi secara langsung di PT. Kereta Api Indonesia (DAOP) IV Semarang untuk mengetahui penerapan aplikasi RDS sebagai sistem otomasi arsip dinamis aktif serta mengetahui kondisi pengelolaan arsip; penulis melakukan wawancara kepada narasumber yang berkompeten sesuai dengan tema penulis tugas akhir; serta studi pustaka dengan cara mencari teori dari berbagai sumber buku yang memiliki kesamaan fokus dengan judul penulis. Penerapan aplikasi RDS sebagai sistem otomasi arsip dinamis aktif di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) DAOP IV Semarang sudah cukup baik, akan tetapi masih terdapat beberapa kendala yang dihadapi seperti sarana yang kurang memadai, komputer yang sering mengalami masalah, serta jaringan internet yang mengalami gangguan.

Automated records system which is applied in PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IV Semarang is Rail Document System (RDS). RDS application needs internet connection to operate it. RDS application can manage records such as incoming mails, other document, invitation, “nota dinas”, and formal document. RDS application requires human resources becomes executor, and support facilities such as computer, scanner, printer, and internet connection. Methods used by author to make report is directly observation was held in PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IV Semarang to find out the implementation of Rail Document System as automated records and to know the condition of records mnagement; interview was direct question and aswer about RDS application with the competent informan; and literature study by finding the theory from various source of book that has the same focus with the title. Implementation of Rail Document System as automated records in PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IV Semarang has been good. But there are some obstucles such as inadequate infrastructure, error computer, and internet trouble.

Kata Kunci : Otomasi Arsip, Sitem Informasi, Rail Document System (RDS)