PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI DINAS KEBUDAYAAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

NURUL FIRDAUSA, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan tugas akhir ini membahas mengenai Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Dinas Kebudayaan Daerah Istimewa Yogyakarta. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu untuk mengetahui pengolahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan Dinas Kebudayaan DIY. Selain itu, informasi mengenai kondisi arsip, sarana dan prasarana yang digunakan, serta kendala yang dihadapi juga menjadi objek penelitian. Metode pengumpulan data yang dilakukan melalui kegiatan observasi, wawancara dan studi pustaka. Observasi dilakukan dengan pengamatan secara langsung terhadap proses pengolahan arsip dinamis inaktif yang dilakukan. Metode yang kedua, wawancara dilakukan dengan tanya jawab secara langsung terhadap informasi yang berkaitan dengan objek penelitian. Metode yang terakhir yaitu studi pustaka dilakukan dengan mencari referensi bahan pustaka untuk menambah informasi penelitian dan menguatkan argumentasi mengenai objek penelitian. Kesimpulan dari laporan ini adalah pengolahan arsip dinamis inaktif di Dinas Kebudayaan DIY merupakan pengolahan terhadap arsip tidak teratur. Prosedur pengolahannya terdiri dari proses pemilahan, identifikasi arsip, dekskripsi arsip dan pemberian nomor, manuver berkas, pembungkusan arsip, pemberian nomor definitif, memasukkan dalam boks arsip, pemberian label dan pembuatan daftar arsip. Kendala yang dihadapi yaitu kurangnya kesadaran terhadap pentingnya arsip sehingga arsip dinamis inaktif yang dipindahkan ke records center dalam kondisi kacau.

This final report discusses Managing Of Inactive Records In Dinas Kebudayaan Daerah Istimewa Yogyakarta. The purpose of this study is to describe how inactive record managed by by the Dinas Kebudayaan DIY. In addition, information about the condition of the archives, the facilities and infrastructure used, and the obstacles faced were also the objects of research. The method of data collection is carried out through observation, interviews and literature studies. Observation was carried out by direct observation of the inactive records carried out. The second method, interviews are conducted with question and answer directly to information relating to the object of research. The last method is library research conducted by looking for references to library materials to add research information and strengthen arguments about the object of research. The conclusion of this study is that inactive records in Dinas Kebudayaan is an irregular records managing. The processing procedure consists of a sorting process, identification of records, archival description and numbering, record maneuvering, record wrapping, definitive number assignment, inserting in a file box, labeling and making an records list. The obstacle faced was the lack of awareness of the importance of the record so that the inactive record was transferred to the records center in chaotic conditions.

Kata Kunci : Pengolahan Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, Dinas Kebudayaan DIY