Praktik Kelembagaan Arsip Perguruan Tinggi di Universitas Gadjah Mada, Universitas Negeri Yogyakarta, dan Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta

HERMAN SETYAWAN, Dr. Ratminto, M.Pol.ADMIN; Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A., Ph.D.

2019 | Tesis | MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI

ABSTRAK Dalam penyelenggaraan organisasi, perguruan tinggi selalu menghasilkan catatan-catatan berupa arsip. Sebagai salah satu university heritage, arsip yang dihasilkan perguruan tinggi wajib untuk dikelola dan dilestarikan. Penyelenggaraan kearsipan menjadi tugas setiap perguruan tinggi. Penyelenggaraan kearsipan yang meliputi records management dan archives administration dilaksanakan dalam rangka penyelamatan arsip sebagai bahan bukti, memori organisasi, dan bahan pengambilan keputusan. Kelembagaan arsip perguruan tinggi menjadi penting karena pihak penyelenggara records management dan archives administration seharusnya terpisah. Namun di Indonesia kelembagaan arsip perguruan tinggi masih beragam. Universitas Gadjah Mada (UGM) menempatkan arsip perguruan tinggi sebagai lembaga kearsipan, sedangkan Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) menempatkan arsip perguruan tinggi di tingkat sub bagian. Sementara itu Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta (UPN VY) menempatkan arsip perguruan tinggi sebagai fungsi ketatausahaan. Melalui pendekatan kualitatif dengan model studi komparasi, penelitian ini bermaksud menggali informasi mengenai praktik kelembagaan arsip perguruan tinggi di Universitas Gadjah Mada, Universitas Negeri Yogyakarta, dan Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sebagai lembaga kearsipan, UGM lebih banyak dalam menyelenggarakan archives administration jika dibandingkan dengan UNY dan UPN VY. Sementara itu, pelaksanaan records management di UNY dan UPN VY jauh lebih tinggi daripada di UGM.

ABSTRACT In organizing an institution, universities always produce records in the form of archives. As one of the university heritage, archives produced by tertiary institutions must be managed and preserved. Organizing archives is the duty of every university. Organizing archives including records management and archives administration is carried out in order to save archives as evidence, organizational memory, and material for decision making. Institutional archives and records are important because the organizers of records management and archives administration should be separate. But in Indonesia the institution of higher education is still diverse. Universitas Gadjah Mada (UGM) places university archives as archival institutions, while Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) places university archives at the sub-section level. Meanwhile, Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta (UPN VY) placed the university archives as a function of administration. Through a qualitative approach with a comparative study model, this study intends to explore information about the institutional practices of tertiary institutions at Universitas Gadjah Mada, Universitas Negeri Yogyakarta, and Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta. The results of the study show that as an archival institution, UGM has more administration archives when compared to UNY and UPN VY. Meanwhile, the implementation of records management at UNY and UPN VY is much higher than at UGM.

Kata Kunci : Kelembagaan Arsip Perguruan Tinggi, Records Management, Archives Administration