Analisis Penyebab Keterlambatan Release Bahan Baku

PUTU RETMA, Henry Yuliando, MM., M.Agr., Ph.D.

2019 | Tesis | MAGISTER MANAJEMEN (KAMPUS JAKARTA)

Kesadaran masyarakat akan pentingnya kesehatan semakin meningkat sehingga menuntut para pelaku bisnis farmasi untuk secara konsisten meningkatkan kualitas dan ketersediaan produk farmasi di pasaran. Kodisi ini menjadi tantangan GSK untuk menyediakan produk berkualitas tepat waktu di pasaran ditengah-tengah regulasi yang ketat. Berdasarkan data internal perusahaan, salah satu target kinerja perusahaan menyediakan obat dipasaran masih mengalami permasalahan, yaitu terkait keterlambatan release bahan baku. Menilik hal tersebut, perlu kiranya dilakukan kajian untuk mengidentifikasi penyebabnya. Dalam penelitian ini, identifikasi ketidakefisienan dilakukan menggunakan metoda Value Stream Mapping. Pemetaan setiap elemen kerja value added, non-value added, dan necessary but non-value added. Hasil pemetaan tersebut menjadi landasan identifikasi pemborosan dengan fault tree analysis, performance rating, dan line balancing. Hasil penelitian menunjukkan proses release bahan baku belum optimal. Pemborosan terjadi pada aktivitas fisik (27,7%) dan administrasi (72,3%), yaitu pada tahapan sampling (50,2%), sampling preparation (22,7%), dan review (21,4%). Variabel penyebab pemborosan yaitu keterbatasan fasilitas ruang sampling, keterbatasan visualisasi tahapan proses kerja yang membuat karyawan tidak mengetahui secara real time selesainya setiap tahapan proses sehingga memperpanjang waktu menunggu, dan performance rating tinggi mengakibatkan karyawan diberikan beban kerja lebih banyak (tidak merata) sehingga mengakibatkan konsistensi menurun (pada tahapan proses sampling preparation dan review). Rekomendasi yang diusulkan adalah perubahan proses kerja menjadi dua shift, program peningkatan skill dan kompetensi untuk pemerataan kapasitas pekerjaan (dengan job enlargement dan job enrichment), dan pengembangan sistem informasi dan teknologi dengan LIMS agar setiap tahapan proses dapat terpantau (real-time), mudah diakses oleh setiap orang, dan direct notification. Berdasarkan hasil pemetaan aliran nilai dengan mempertimbangkan rekomendasi yang diajukan dapat menurunkan keterlambatan release bahan baku sebesar 10,74 hari (dari 18,82 hari menjadi 8,38 hari). Keterbatasan yang dialami GSK bukan menjadi penghambat berjalannya bisnis proses.

Health public awareness has increase and requires pharmaceutical businesses to consistently keep quality and availability of pharmaceutical products on the market. This situation has become a challenge for GSK to provide products on time in the market among strict regulations. Based on the company's internal data, one of the company's performance targets for providing drugs in the market is still experiencing problems, related to the delay to release raw materials. Based on this situation, there should be a research on identifying the cause of delay to release raw materials. In this research, identification of inefficiencies was carried out using the Value Stream Mapping. To map work elements into value added, non-value added, and necessary but non-value added. The mapping results became the main points to identifying the waste with fault tree analysis, performance rating, and line balancing. The results showed that releasing raw materials process was not optimal. Waste occurs in physical activity (27.7%) and administrative activity (72.3%) during sampling process (50,2%), sampling preparation process (22,7%), dan review process (21,4%). The variable that cause wasteares the limitation of sampling room facilities, limitations of visualization of the work process stages, and performance rating results cause workload capacity and decreased consistency (for sampling preparation and review process). The recommendations proposed are changes ways of working into two shifts, skills and competency improvement programs (with job enlargement and job enrichment), and development of information systems and technology with LIMS so that each stage can be monitored (real time), easily accessible, and direct notification. Based on the results of future state map can reduce delay of raw material release by 10.74 days (from 18.82 to 8.38 days). The limitations experienced by GSK aren’t an obstacle to business process.

Kata Kunci : Value Stream Mapping, fault tree analysis, performance rating, line balancing, pemborosan.