PENATAAN BERKAS KEPEGAWAIAN DI PERWAKILAN BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

AHMAD FATKUL MUNGIN, Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Studi ini menjelaskan mengenai penataan berkas kepegawaian di Subbagian Kepegawaian dan Hukum Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Daerah Istimewa Yogyakarta. Arsip kepegawaian termasuk ke dalam arsip fasilitatif yang merupakan hasil dari kegiatan penunjang organisasi. Berkas kepegawaian berisi tentang informasi yang berhubungan dengan instansi yang bersangkutan. Sebagai contoh, data diri, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, prestasi pegawai dan lain sebagainya. Berkas tersebut perlu ditata guna mempermudah proses penemuan kembali dalam penyediaan informasi pegawai di lingkup Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional DIY. Metode yang digunakan dalam studi ini adalah observasi partisipatif, wawancara dan studi pustaka. Pertama, observasi partisipatif merupakan mengamati dan ikut serta dalam kegiatan kepegawaian. Kedua, wawancara dengan beberapa narasumber di Subbagian Kepegawaian dan Hukum untuk memperoleh data yang akurat. Ketiga, studi pustaka sebagai literatur pendukung penulisan tugas akhir. Penataan berkas kepegawaian pada umumnya telah dilaksanakan dan terdapat kendala. Penataan berkas kepegawaian di Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Daerah Istimewa Yogyakarta dilaksanakan dengan menggunakan sistem geografik atau wilayah. Proses penataan berkas kepegawaian dimulai dari pemeriksaan, pengindeksan, pemberian kode, penyortiran, dan penyimpanan arsip kepegawaian di roll o’ pack. Kendala dalam penataan berkas kepegawaian yaitu terkait sumber daya manusia (SDM), anggaran, sarana dan prasarana, sehingga Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional DIY perlu mengadakan beberapa penyesuaian agar penataan berkas menjadi lebih efektif dan efisien.

This study explains the arrangement of personnel files at Subbagian Kepegawaian dan Hukum Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Daerah Istimewa Yogyakarta. Personnel file included facilitative records which is the result of the supporting activities of the employe personnel organization containing information related to the relevant institution. For example, early data, education data, employment performance history, etc. The file needs to arranged to facilitate the rediscovery process in the provision of employee information in Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Daerah Istimewa Yogyakarta. The method of study is participant observation, interview and literature study. First, participatory observation is observing and participating in employment activities. Secondly, interviews with several resource persons at Subbagian Kepegawaian dan Hukum to obtain the accurate data. Third, literature study as literature supporting the writing of the final task. The arrangement of personnel file in general has been emplemented and there are obstacles. Arragement of personnel file in Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Daerah Istimewa Yogyakarta using geographic system or region. The process starts from inspecting, indexing, coding, segregating dan filling storage. The are some obstacles in the arrangement of personnel file that are related to human resources (HR), budget, facilities an infrastructure, so Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Daerah Istimewa Yogyakarta need make some adjustment so that the arrangement of the personnel file becomes more effective and efficient.

Kata Kunci : Penataan Berkas, Berkas Kepegawaian, Sistem Geografik