PENYUSUTAN ARSIP DI DINAS PARIWISATA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

DAVID YUSUF P, Waluyo, S.S., M.Hum.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini membahas tentang kegiatan penyusutan arsip di Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta. Penyusutan arsip bertujuan untuk penyelamatan dan pelestarian arsip serta untuk menjaga efektifitas dan efisiensi manajemen kearsipan dengan cara pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui bagaimana kegiatan penyusutan arsip yang berada di Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta. Terdapat tiga metode yang digunakan, yaitu wawancara, studi pustaka, dan observasi partisipatif. Wawancara adalah proses memperoleh keterangan dengan cara tanya jawab pada narasumber yang paham mengenai topik kajian Tugas Akhir. Studi pustaka merupakan teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari sumber tertulis berupa bahan pustaka untuk digunakan sebagai referensi penulisan Tugas Akhir. Observasi partisipatif adalah kegiatan pengumpulan data dengan cara pengamatan dan ikut terlibat langsung dalam kegiatan yang sesuai dengan topik kajian Tugas Akhir. Penyusutan arsip di Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta belum berjalan dengan baik, pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke tempat penyimpanan arsip inaktif (records center) belum sepenuhnya berjalan, kemudian pemusnahan dan penyerahan arsip baru satu kali dilaksanakan. Urgensi penyusutan arsip di Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta yaitu penyelamatan arsip di ruang penyimpanan arsip inaktif (records center) dan pemindahan arsip pada unit pengolah, sehingga arsip bernilai sejarah dapat terselamatkan, dan efektifitas dan efisiensi manajemen kearsipan di unit pengolah tetap terjaga. Kendala penyusutan arsip di Dinas Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta yaitu sarana penyusutan dan juga tenaga kearsipan.

This final project discusses records disposal activities at the Yogyakarta Tourism Authority. Records Disposal aims to save and preserve records and to maintain the effetiveness and efficiency records management by transferring, destroying and acquisition records. The purpose of this study is to find out how Records Disposal activities are in the Yogyakarta Tourism Authority. There are three methods used, namely interviews, literature studies, and participatory observation. Interview is the process of obtaining information by means of question and answer to resource persons who understand the topic of the Final Project study. Literature study is a data collection technique by studying written sources in the form of library material to be used as a reference for Final Assignment writing. Participatory observation is the activity of collecting data by observing and directly involved in activities that are in accordance with the topic of the Final Project study. Records Disposal at the Yogyakarta Tourism Authority has not gone well, the transfer of the inactive records from the work unit to the place where the inactive records is stored (records center) has not been fully implemented, then the destruction and acquisition of the archive have only been carried out once. Records disposal urgency in Yogyakarta Tourism Authority is the rescue of records in the inactive records storage room (records center) and transfer of records to the processing unit, so that archives of historical value can be saved, and the effectiveness and efficiency of records management in the processing unit is maintained. Obstacles to records disposal at the Yogyakarta Tourism Authority are record disposal facilities and also archival personnel.

Kata Kunci : Penyusutan arsip, Pemindahan, Pemusnahan, Penyerahan.