ALIH MEDIA DI KANTOR PUSAT BANK INDONESIA : DIGITALISASI ARSIP TEKSTUAL UNTUK PRESERVASI DAN AKSES

DELIMA RAHMA N, Widiatmoko Adi Putranto, S.S., M. L. I. M.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini menjelaskan tentang proses alih media arsip tekstual di Kantor Pusat Bank Indonesia dari perencanaan pelaksanaan, sarana dan pra sarana yang digunakan, prosedur, dan kendala yang dihadapi dalam proses alih media arsip tekstual. Alih media arsip tekstual ini dilakukan dalam bentuk digitalisasi untuk kepentingan preservasi dan akses, digitalisasi diharapkan dapat menyelamatkan isi informasi arsip dari segala resiko sekaligus memudahkan akses bagi pengguna di masa depan. Tugas akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data. Metode pertama adalah metode observasi dan partisipasi yang dilakukan dengan cara penulis terlibat langsung dalam proses alih media arsip tekstual. Metode kedua adalah wawancara dengan staf yang berwenang mengolah dalam pelaksanaan alih media arsip tekstual di Kantor Pusat Bank Indonesia. Metode yang ketiga adalah studi pustaka, yaitu dengan cara mengumpulkan sumber referensi yang berkaitan dengan tema atau topik yang diambil. Alih media arsip tekstual di Kantor Pusat Bank Indonesia ini dilakukan dalam bentuk mengubah format arsip tekstual dari fisik menjadi digital dengan cara pemindaian (scanning), menggunakan document feeder tray, scanner handheld dan scanner flatbed. Dalam proses pelaksanaan alih media arsip tekstual ini terdapat beberapa kendala yaitu permasalahan keamanan, masalah kapasitas dan juga masalah bandwith. Alih media menjadi suatu proses yang diperlukan dalam bidang kearsipan guna menyelamatkan informasi dan mempermudah proses pelayanan arsip demi terwujudnya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

This final project is about reformatting process of textual archives at The Head Office of Bank Indonesia from planning, procedures, implementation, infrastructure, procedures, and the obstacles. The reformatting process of textual archives is conducted in the form of digitization for the purpose of preservation and access, digitizing textual archives is expected to save the information in the anticipation of any future risks as well as to provide alternative access. This final project uses three data collection methods. The first method is observation and participation by the author directly involved in the process of digitizing of textual archive. The second method is conducting an interview to the authorized staff authorized to who handle the process of textual archive digitizing at The Head Office of Bank Indonesia. The third method is literature study that is conducted by collecting references to provide the theoretical foundation. Reformatting of textual archive at The Head Office of Bank Indonesia is done by digitizing the textual archives. The process consists of scanning using document feeder tray, handheld scanner and flatbed scanner. In the process of the digitization there are several obstacles such as security issues, capacity problems and also bandwidth limit. Digitization is necessary to save information and simplify the process of access in order to create the effective and efficient archive and records management.

Kata Kunci : Alih Media, Digitalisasi, Arsip Tekstual, Arsip Elektronik, Preservasi