PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI DIREKTORAT PENGEMBANGAN SISTEM KATALOG LKPP (LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH)

DAYANA YUNITASARI, Indah Novitasari Sari, S.IIP., M.A.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas Akhir ini membahas mengenai pengelolaan arsip dinamis aktif di Direktorat Pengembangan Sistem Katalog, LKPP. Tingginya tingkat pertumbuhan volume arsip di Direktorat Pengembangan Sistem Katalog menuntut adanya upaya pengelolaan arsip yang baik untuk mendukung kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip. Tujuan dari laporan ini yaitu untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif khususnya pada proses pemilihan penyedia barang/jasa, sarana dan prasarana yang digunakan serta kendala yang dihadapi. Arsip yang tercipta antara lain dokumen penawaran barang/jasa, kontrak katalog/kontrak payung, surat penetapan produk atau surat keputusan. Penulisan Tugas Akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data. Metode pertama yang digunakan penulis yaitu studi pustaka. Metode kedua yaitu observasi partisipan/partisipatoris. Metode yang ketiga adalah wawancara dengan staf di Direktorat Pengembangan Sistem Katalog dan Unit Kearsipan LKPP serta pengguna arsip di Direktorat Pengembangan Sistem Katalog. Pengelolaan arsip dinamis aktif di Direktorat Pengembangan Sistem Katalog menggunakan daur hidup arsip yaitu penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan arsip dinamis aktif yang tercipta pada proses pemilihan penyedia barang/jasa di Direktorat Pengembangan Sistem Katalog belum terlaksana secara optimal. Sarana dan prasarana yang digunakan antara lain rak arsip, roll opack, boks arsip, folder arsip, ordner, clear sleeves, paper pocket (map plastik), scanner, dan stapler remover. Kendala yang dihadapi adalah kurangnya SDM pengolah arsip, kurangnya sarana dan prasarana serta lokasi simpan, dan belum terlaksanakannya penyusutan arsip.

This final project report discusses active records management in Direktorat Pengembangan Sistem Katalog, LKPP. The high growth rate of records volume in Direktorat Pengembangan Sistem Katalog requires a good records management effort to support of speed and accuracy in retrieval records. The purpose of this report is to know of active records management, especially on the process of selecting providers of goods/services, facilities and infrastructure used and the obstacles. Record created such documents of the supply of goods/ services, catalog contracts and product assignment letter/ decision letter. This final project uses three methods of data collection. The first method used by the author is literature study. The second method is participant observation/ participatory observation. The third method is an interview with staff in Direktorat Pengembangan Sistem Katalog and LKPP Record Unit and record user in Direktorat Pengembangan Sistem Katalog. Active records management in Direktorat Pengembangan Sistem Katalog using the life cycle of records start of creation, use and maintenance, and disposal. Active records management created on the process of selecting providers of goods/services in Direktorat Pengembangan Sistem Katalog hasnt been implemented optimaly. Then the facilities and infrastructure used include shelf of records, roll opack, box of records, records folder, ordner, clear sleeves, paper pockets, scanner, and stapler remover. The obstacles faced is the lack of human resources in managing records, the lack of facilities and infrastructure and the location of the store, and disposal of records hasnt done yet.

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip Dinamis, Arsip Dinamis Aktif, Proses Pemilihan Penyedia Barang/Jasa