IMPLEMENTASI APLIKASI SIMKEU SEBAGAI SARANA PENYIMPANAN DAN TEMU KEMBALI ARSIP KEUANGAN TAHUN 2017 UNTUK MENUNJANG PAPERLESS OFFICE DI DIREKTORAT KEUANGAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

MONICA TATIANA S, Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A.

2018 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Tugas Akhir yang berjudul Implementasi Aplikasi SIMKEU sebagai Sarana Penyimpanan dan Temu Kembali Arsip Keuangan Tahun 2017 untuk Menunjang Paperless Office di Direktorat Keuangan Universitas Gadjah Mada merupakan hasil dari pengumpulan data dalam masa Praktik Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan. Tujuan dari Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui sejarah dan perkembangan Aplikasi SIMKEU, implementasi Aplikasi SIMKEU sebagai sarana penyimpanan dan temu kembali arsip keuangan tahun 2017 untuk menunjang paperless office, dan kendala dalam implementasi Aplikasi SIMKEU sebagai sarana penyimpanan dan temu kembali arsip. Pengumpulan data dilakukan dalam tiga metode. Pertama, observasi-partisipasi dengan mengikuti aktivitas kerja kearsipan di Direktorat Keuangan UGM secara langsung, serta melakukan pengamatan dan pengoperasian aplikasi SIMKEU. Kedua, wawancara dengan narasumber-narasumber guna mendapatkan informasi mendalam terutama terkait penerapan aplikasi SIMKEU. Ketiga, studi pustaka dilakukan dengan membaca dan mengumpulkan teori dari literatur yang berkaitan dengan tema penulisan. Kesimpulan dari Laporan Tugas Akhir ini adalah dengan adanya aplikasi SIMKEU efisiensi sumber daya manusia dalam melakukan tugas pokok dan fungsinya meningkat. Implementasi aplikasi SIMKEU sebagai sarana penyimpanan dan temu kembali arsip tergolong cukup baik. Namun, terdapat kendala yang dihadapi antara lain rendahnya batas maksimal pengunggahan berkas, belum ada filter pencarian yang memadai untuk melakukan temu kembali, dan permasalahan keamanan akses arsip melalui aplikasi SIMKEU. Berbagai solusi aplikatif dapat diterapkan dalam mengatasi kendala agar Aplikasi SIMKEU semakin siap untuk menunjang pewujudan Sistem Paperless Office Direktorat Keuangan UGM pada tahun 2018.

Final Report entitled The Implementation of SIMKEU Application as a Storage and Retrieval Tools for Financial Records of 2017 to Support Paperless Office in Direktorat Keuangan Universitas Gadjah Mada is the result of data collection during the Field Work Practices that have been held. The purpose of this Final Report is to know the history and development of the SIMKEU Application, the implementation of the SIMKEU Application as a storage and retrieval tools for financial records of 2017 to support paperless office, and the obstacles in the implementation of the SIMKEU Application as a storage and retrieval tools for records. There are three methods used by the author to collect data. First, participant observation by participating in archival work activities in Direktorat Keuangan UGM directly, make observations and operate SIMKEU application. Second, interviews with relevant sources to obtain in-depth information, especially related to implementation of SIMKEU Application. Third, the literature study by reading and collecting theories from the literature relating to the theme. The conclusion of this Final Report is, with the SIMKEU Application, human resources efficiency in performing the main duties and its function is increasing. Implementation of the SIMKEU application as a storage and retrieval tools for the financial records quite well. However, there are obstacles encountered such as low maximum file upload limit, no adequate search filter for retrieval, and records access security issues through the SIMKEU application. Various applicative solutions can be applied to solve the obstacles, so the SIMKEU Application is more getting ready to support the realization of Direktorat Keuangan UGM Paperless Office System in 2018.

Kata Kunci : implementasi, aplikasi SIMKEU, penyimpanan arsip, temu kembali arsip, arsip keuangan, paperless office