EVENT MANAGEMENT IN CONDUCTING JOINT WORKING GROUP 2017 HOSTED BY OFFICE OF INTERNATIONAL AFFAIRS UNIVERSITAS GADJAH MADA

DEVI AFIFA RAHMA, Tri Nuraniwati, S.S., M.A

2017 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS SV

Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana Kantor Urusan Internasional UGM dalam menangani acara internasional sebagai salah satu aspek untuk meningkatkan peringkat Universitas Gadjah Mada secara global. Tugas akhir ini diawali dengan informasi umum terkait KUI UGM dengan program kerja dan struktur organisasi. Kemudian secara spesifik penulis akan menjelaskan regulasi acara yang diaplikasikan oleh tim KUI sebagai fokus dalam tugas akhir untuk menjelaskan acara internasional yang diatur oleh KUI yaitu Joint Working Group. Tugas Akhir ini diperkuat dengan partisipasi langsung saya sebagai mahasiswa magang di KUI selama 3 bulan yang dimulai pada 1 Februari sampai 4 Mei 2017. Magang ini juga membantu penulis dalam memahami manajemen acara secara detail dengan ikut berpartisipasi di beberapa acara yang diadakan oleh KUI. Saya mendapatkan informasi untuk tugas akhir ini dengan menggunakan beberapa metode yaitu pengumpulan dan analisis data. Metode pengumpulan data seperti studi lapangan saya gunakan untuk mempelajari lebih jauh terkait perusahaan dan acara dari wawancara, dokumentasi, dan lembar kuesioner. Saya juga menggunakan study perpustakaan dengan mengutip beberapa sumber terpercaya dari buku, buku online, dan artikel dari laman website resmi. Saya akan menganalisis wawanacar dan hasil kuesioner dan mengubahnya menjadi penjelasan dan diagram sebagai metode analisis data. Hasil studi dalam tugas akhir ini adalah KUI UGM telah mengaplikasikan teori manajemen kegiatan dalam pelaksanaan Joint Working Group 2017 berdasarkan beberapa sumber. Teori tersebut mulai dari pra acara dengan mempersiapkan susunan dasar dan peluncuran acara, kemudian hari acara dengan briefing, registrasi, dan penjelasan rundown acara, dan terakhir pasca acara dengan hasil kuesioner yang berisi tanggapan partisipan terhadap JWG 2017 beserta kesimpulan. Dalam hal ini JWG telah berhasil dipegang dengan baik oleh Kantor Urusan Internasional (KUI) UGM sebagai. OIA telah mengimplementasikan kegiatan sesuai dengan tujuan Kementerian Penelitian, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Indonesia dengan Atase Budaya dan Pendidikan Perancis tentang membangun kerjasama antara dua negara sebagai projek bilateral. Hal ini dapat dideskripsikan dari hasil kuesioner partisipan yang menyimpulkan bahwa OIA telah mengatur kegiatan Joint Working Group dengan baik dan profesional. Pada dasarnya, tugas akhir ini dibuat untuk menilai performa KUI dalam mengatur projek berskala internasional yang dapat mempengaruhi pandangan untuk UGM secara global.

This Graduating Paper aims to explain how the Office of International Affairs UGM work in handling international event as one aspects to achieve world class university of Universitas Gadjah Mada. It would begin with general information about OIA UGM with the work programs and structure organization's detail. Then specifically I would explore event management that the team is applied as one of my concern to link it to Joint Working Group, recent international event that OIA handled. The paper enrich with my direct participation as an intern at OIA for about 3 months as front officer which was started from February 1st to May 4th 2017. The internship also helped me in understanding the even management more by participated in several events held by OIA. I gained the informations for this paper by using some methods which were collecting and analyzing the data. Collecting the data method such as field study that was required me to explore the company and the event from interview, documentation, and questionnaire forms. I also used library study by quoted several trusted sources from book, e-book, and articles from official website. I would analyze the interview and questionnaire results and convert them into explanation and diagrams as my method of analyzing the data. The result of this graduating paper was that OIA UGM successfully applied the event management theory from several sources. The theory started from pre-event with basic arrangement, and event launch, and then continued to day of event with event briefing, registration, and event timeline explanation. The last would be the post-event with questionnaire result as the compilation of participants's opinion about JWG 2017 and the conclusion. The result of my observation also have completed by some trusted sources from books, e-books and websites. After all, JWG was handled by Office of International Affairs (OIA) UGM as the organizer well. OIA could bring the aim of Ministry of Research, Technology, and Higher Education of Indonesia, and French Attache of Cultural and Education about binding the relationship and gaining networks between two countries as a bilateral project. It could be concluded from participants's opinions about JWG from quesstionaire forms that I had given to them as my direct observation. The questionnaire forms indicated that OIA UGM could manage the JWG event in good and professional way. All in all, this graduating paper made to value OIA's performance in managing international project that influenced the impression of UGM globally.

Kata Kunci : Event Management, OIA UGM, Joint Working Group