PENGURUSAN SURAT PATRON BERBASIS SISMINKADA DI BIRO UMUM DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

TIMOTHY YOSSI K, Titi Susanti, S.S., MPA.

2017 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Tugas akhir berjudul pengurusan surat patron berbasis SISMINKADA di Biro Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta merupakan hasil pengumpulan dan pengolahan data selama praktek kerja lapangan di Biro Umum dan Protokol Setda DIY. Pengurusan surat patron di Biro Umum dan Protokol Setda DIY meliputi 3 kegiatan utama, yaitu: pengurusan surat masuk patron, pengurusan surat patron keluar, dan penemuan kembali berbasis SISMINKADA. Metode penelitian yang digunakan, yaitu wawancara, observasi partisipasi dan studi pustaka. Metode observasi-partisipasi dilakukan dengan cara mengamati, serta terlibat langsung dalam kegiatan sehari-hari untuk mengetahui kondisi sesungguhnya mengenai pengurusan surat patron berbasis SISMINKADA di Biro Umum dan Protokol Setda DIY. Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan bertanya kepada pegawai untuk melengkapi data yang dibutuhkan. Metode yang terakhir adalah studi pustaka dilakukan untuk menghimpun informasi dengan sumber buku-buku yang berkaitan dengan pengurusan surat. Kesimpulan dari tugas akhir ini adalah pengurusan surat patron berbasis SISMINKADA di Biro Umum dan Protokol Setda DIY sudah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman yang ada. SISMINKADA juga memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan sebagai basis kegiatan pengurusan surat di Biro Umum dan Protokol Setda DIY. Kelebihan yang dimiliki seperti penggunaan yang mudah dan cepat, server yang beroperasi 24 jam, dan data akses yang lebih sedikit. Kekurangan yang dimiliki seperti banyaknya pengguna yang memberatkan server, server sering mengalami gangguan, juga keamanan yang kurang terjamin. Sarandari tugas akhir ini antara lain, SISMINKADA harus menambah server, dan mengadakan lebih banyak bimtek untuk pengguna yang masih baru.

The final report entitled is Patron mail handling based on SISMINKADA application in Biro Umum dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta was the result of data collection and processing during the study period at Biro Umum dan Protokol Setda DIY. Patron mail handling in Biro Umum dan Protokol Setda DIY was consists 3 major events, which was: incoming mail patron handling, outcoming mail patron handling, and finding aid based on SISMINKADA The methods used in this final project was: participatory observation, interviews, and literature studies. Participatory observation is done by observing and engage directly in the daily activities to know real condition of patron mail handling based on SISMINKADA in Biro Umum dan Protokol Setda DIY. Interview is the data collection method by asking the employees to complete the required data. A literature studies to collect information with the source of books relating to the mail handling. The conclusion of this report is the patron mail handling based on SISMINKADA to be done in Biro Umum dan Protokol Setda DIY was going well by the law. SISMINKADA also have few advantages and disadvantages as a base of mail handling event in Biro Umum dan Protokol Setda DIY. The advantages such as easy and faster to use, server operate for 24 hour, also low data usage for access. The disadvantages such as many user can downgrade server, server often down for access, also security of the system is not guaranteed. Advice for this report such as, SISMINKADA should add more servers, and held much lesson course meeting for beginner users

Kata Kunci : Pengurusan Surat, Surat Patron, SISMINKADA