PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI SEKSI TEKNIS TANGKAP DINAS KELAUTAN DAN PERIKANAN DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

ZIA AMALI NAJIH, Waluyo, S.S., M.Hum.

2016 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Tugas akhir yang berjudul “Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif di Seksi Teknis Tangkap Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Yogyakarta” ini menjelaskan mengenai pengolahan arsip dinamis inaktif di Seksi Teknis Tangkap Dinas Kelautan dan Perikanan DIY beserta prasarana, sarana, dan kendala dalam pengolahan. Kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif meliputi pemilahan, klasifikasi, penomoran, penataan arsip per tahun, pembuatan daftar arsip inaktif, penentuan JRA, penyimpanan arsip dalam boks,dan penyimpanan arsip di ruang arsip. Dalam penyusunan laporan tugas akhir ini penulis menerapkan tiga metode. Pertama, metode observasi partisipasi yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati secara langsung dan terlibat dalam pengolahan arsip dinamis inaktif. Kedua, metode wawancara yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan bertatap muka dengan responden (arsiparis). Ketiga, metode studi pustaka yaitu pengumpulan data yang diambil dari buku-buku mengenai pengolahan arsip dinamis inaktif. Kesimpulan dari laporan ini adalah pengolahan arsip dinamis inaktif adalah menjaga keutuhan fisik maupun informasi arsip, dan mempermudah dalam penemuan kembali. Namun, di Seksi Teknis Tangkap Dinas Kelautan dan Perikanan DIY dalam pengolahan arsip dinamis inaktif masih banyak kendala, diantaranya kurangnya wawasan pegawai, kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip, kurangnya sumber daya manusia pengolah arsip, serta sarana prasarana yang kurang memadai.

This final report entitled "Processing Inactive Records at Seksi Teknis Tangkap Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Yogyakarta " explains about the processing of inactive records in the Seksi Teknis Tangkap Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Yogyakarta and its infrastructure, facilities, and constraints in processing. Processing inactive records activities consist of sorting, classification, numbering, arranging records by year, making the records’ list, determination of JRA, records storage in a box, and records storage in the archive building. In the preparation of this final report, authors apply three methods. First, participative-observation method of data collection by observing and participating as well as being involved directly in processing inactive records. Second, the interview method of data collection by facing the respondent (archivist). Third, literature study method of data collection are taken from books about the processing inactive records. The conclusion of this report are the processing of inactive records to maintain the integrity of physical and records information, and simplify of retrieval. However, in the Seksi Teknis Tangkap Dinas Kelautan dan Perikanan Daerah Yogyakarta of processing inactive records are still many obstacles, including the lack of knowledgeable of employees, awareness about how important the records, human resources who proceed the records, as well as inadequate infrastructure.

Kata Kunci : Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, Pengolahan