PEMBERKASAN DOKUMEN KONTRAK DI UNIT LEGAL DOCUMENT AND FILES KANTOR PUSAT PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) BANDUNG
INDRI SOPIYATI, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.
2016 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SVTugas akhir ini membahas tentang pemberkasan dokumen kontrak di unit Legal Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung. Pemilihan tema mengenai pemberkasan dokumen kontrak dikarenakan dokumen bersifat vital yang harus dilindungi baik fisik maupun informasi yang terkandung dalam dokumen. Pemberkasan dokumen kontrak meliputi penyimpanan dan penemuan kembali. Sistem penyimpanan dokumen yang diterapkan menggunakan sistem kombinasi antara subjek dan kronologis. Metode yang diterapkan dalam penyusunan Tugas Akhir ini antara lain metode wawancara, metode observasi dan metode studi pustaka. Metode wawancara di lakukan dengan narasumber yang menguasi di bidang dokumen kontrak untuk memperoleh data yang valid. Metode observasi secara partisipatif dilakukan saat kegiatan Praktik Kerja Lapangan. dan metode studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan informasi dari berbagai litelatur sebagai bahan perbandingan antara teori dan praktik yang dilakukan. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini adalah pemberkasan yang dilakukan secara elektronik membuat penataan dokumen kontrak perjanjian menjadi efisien dan memudahkan dalam penemuan kembali. petugas hanya perlu melihat nomor lemari dan nomor dokumen yang ada dalam data list perbulan untuk mengetahui keberadaan dokumen yang dibutuhkan. Kendala yang dihadapi terletak pada ruang penyimpanan. Ruang penyimpan untuk dokumen kontrak perjanjian dapat dikategorikan kurang memadai apabila dibandingkan dengan jumlah dokumen yang tercipta setiap harinya.
This final report discusses about filling sytem of contract document at unit Legal Document and Files, kantor pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung. It is chosen because the document is vital and must be protected either its physical or its contained information.The filling system of contract documents storage and the finding. The filling system uses a combination between subject and chronology. The methods in this report are interview, observation and literature study. The interview method was conducted with interviewees who master in the filed of contract document field to obtain valid data. The observation method was conducted participatory in the work parctice filed. Also, the method by collecting information from any literature to compare between the theory and the practicie. The conclusion is the electronic filing system makes the contract document efficient and easy to be found again. The officer only finds the filling cabinet and document number in the monthly data list to know where the required documents are. The obstacle is lack of storage space because it is not comprable to the number of daily documents.
Kata Kunci : Pemberkasan, Dokumen dan Kontrak Perjanjian.