Laporkan Masalah

Penyusutan dan Pemusnahan Rekam Medis Pada Rumah Sakit di Indonesia: Sebuah Kajian Literatur

CHUSNA MUSTAFIDAH, Dian Budi Santoso, S.K.M.,M.P.H.

2022 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

Latar Belakang: Penyusutan rekam medis adalah kegiatan mengurangi berkas rekam medis dengan cara pemindahan berkas dari rak aktif menuju rak inaktif. Pemusnahan rekam medis adalah penghancuran secara fisik berkas rekam medis yang sudah tidak memiliki fungsi dan bernilai guna rendah hingga tidak dapat dikenali lagi bentuk dan isinya. Penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis merupakan salah satu prosedur yang penting dalam mengatasi masalah penumpukan berkas yang sudah tidak memiliki nilai guna lagi. Penelitian ini dilakukan untuk peningkatan standar layanan dan perbaikan kebijakan di rumah sakit di Indonesia. Tujuan: Menganalisis permasalahan yang sering terjadi dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan dan pemusnahan pada penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya, melalui kajian literatur terkait penyusutan dan pemusnahan di Rumah Sakit di Indonesia. Metode: Penelitian dilakukan menggunakan metode studi literatur dengan Google Scholar sebagai database dengan kata kunci: "penyusutan", "pemusnahan", "rekam medis", dan "rumah sakit". Seleksi literatur berdasarkan kriteria inclusion dan exclusion. Hasil akhir dipilih 15 penelitian sebagai bahan yang akan dilakukan review. Hasil: Berdasarkan tabel dari 15 artikel yang dianalisis, 10 rumah sakit menyebutkan kurangnya jumlah sumber daya manusia sebagai penyebab terbesar terhambatnya pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan, diikuti oleh ketidaklengkapan Standar Operasional Prosedur, sarana dan prasarana yang kurang memadai, lalu kurangnya pengetahuan petugas, serta kegiatan pelaporan monitoring dan evaluasi yang belum berjalan dengan baik. Kesimpulan dan saran: 1) Dari 254 artikel yang diperoleh dari hasil pencarian, dilakukan proses seleksi dengan kriteria inclusion dan exclusion sehingga sejumlah 15 jurnal yang sesuai kriteria kajian riset diambil untuk kemudian dianalisis, 2) Mayoritas rumah sakit di Indonesia telah melakukan kegiatan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis. Jumlah sumber daya manusia yang terbatas merupakan pemicu terbesar terhambatnya pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan, diikuti oleh sarana dan prasarana yang kurang memadai, lalu ketidaklengkapan Standar Operasional Prosedur (SOP), kurangnya pengetahuan petugas, serta kegiatan pelaporan monitoring dan evaluasi yang belum berjalan dengan baik. Perubahan yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan yang sering terjadi pada pelaksanaan kegiatan penyusutan dan pemusnahan rekam medis: 1) Menerapkan rekam medis berbasis elektronik yang terintegrasi sehingga kegiatan penyusutan dan pemusnahan dapat terlaksana lebih efektif dan efisien, 2) Membuat perancangan prototype penyusutan dan pemusnahan untuk kegiatan yang lebih sistematis, 3) Penetapan peraturan mengenai wajib Standar Prosedur Operasional (SPO) sebagai standar yang terpadu, 4) Penyelenggaraan seminar dan pelatihan mengenai penyusutan dan pemusnahan rekam medis, 5) Pengadaan monitoring dan evaluasi secara berkala Kata Kunci: Penyusutan, Pemusnahan, Rekam Medis, Rumah Sakit

Background: Reduction of medical record is an activity to reduce medical record files by transferring files from active shelves to inactive shelves. Destruction of medical records is the physical destruction of medical record files that no longer have a function and are of low use value so that their form and contents cannot be recognized. Reduction and destruction of medical record files is one of the important procedures in overcoming the problem of stacking files that have no use value anymore. This research was conducted to improve service standards and improve policies in hospitals in Indonesia. Objective: Analyzing the problems that often occur in the implementation of reduction and destruction activities in previous research, through a literature review related to reduction and destruction in hospitals in Indonesia. Methods: The research was conducted using the literature study method with Google Scholar as a database with the keywords: "reduction", "annihilation", "medical record", and "hospital". Literature selection based on inclusion and exclusion criteria. The final results selected 15 studies as materials to be reviewed. Results: Based on a table of 15 articles analyzed, 10 hospitals mentioned the lack of human resources as the biggest cause of delays in the implementation of reduction and destruction, followed by incomplete Standard Operating Procedures, inadequate facilities and infrastructure, lack of staff knowledge, as well as monitoring and reporting activities. evaluation that has not going well. Conclusions and suggestions: 1) From the 254 articles obtained from the search results, a selection process was carried out with inclusion and exclusion criteria so that a number of 15 journals that matched the research study criteria were taken for later analysis, 2) The majority of hospitals in Indonesia have carried out reducing and destroying medical record files. The limited number of human resources is the biggest trigger for delays in the implementation of depreciation and destruction, followed by inadequate facilities and infrastructure, incomplete Standard Operating Procedures (SOP), lack of knowledge of officers, and monitoring and evaluation reporting activities that have not been going well. Changes that can be made to overcome problems that often occur in the implementation of reduction and destruction of medical records: 1) Implement integrated electronic-based medical records so that reduction and destruction activities can be carried out more effectively and efficiently, 2) Design a prototype for more systematic reduction and destruction activities, 3) Stipulation of regulations regarding mandatory Standard Operating Procedures (SPO) as an integrated standard, 4) Organizing seminars and training regarding the reduction and destruction of medical records, 5) Provision of periodic monitoring and evaluation. Keywords: Reduction, Destruction, Medical Records, Hospital

Kata Kunci : Penyusutan, Pemusnahan, Rekam Medis, Rumah Sakit

  1. D3-2022-416705-abstract.pdf  
  2. D3-2022-416705-bibliography.pdf  
  3. D3-2022-416705-tableofcontent.pdf  
  4. D3-2022-416705-title.pdf