PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS INAKTIF DI KANTOR BAGIAN HUKUM WALIKOTA YOGYAKARTA

DWIDHA SURYA PRAKASA, Faizatush Sholikhah, S.Sos., M.A.

2021 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Penulisan tugas akhir Pemeliharaan Arsip Dinamis Inaktif di Kantor Bagian Hukum Walikota Yogyakarta merupakan hasil dari kegiatan praktik kerja lapangan yang dilaksanakan selama dua bulan. Tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk mengetahui proses pemeliharaan arsip inaktif dan kendala yang di hadapi saat melakukan pemeliharaan arsip dinamis inaktif. Fokus pemeliharaan arsip tersebut masih terbatas pada arsip yang dipilih. Terdapat beberapa metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi lapangan, wawancara, dan studi pustaka. Observasi lapangan dan wawancara dilakukan secara langsung di instansi. Sementara studi pustaka dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan bahan pustaka yang berkaitan dengan pemeliharaan arsip dinamis inaktif untuk digunakan sebagai referensi. Berdasarkan hasil praktik kerja lapangan di Kantor Bagian Hukum Walikota Yogyakarta dapat ditarik kesimpulan bahwa pemeliharaan arsip dinamis inaktif belum dilaksanakan dengan optimal dan proses pemeliharaan arsip dinamis inaktif di Kantor Bagin Hukum Walikota Yogyakarta hanya berdasarkan Peraturan Walikota Nomor 48 Tahun 2017 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Inaktif di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta, sehingga mengalami beberapa kendala seperti banyak arsip yang belum terkelola, belum terdapat Records Center, sarana prasarana yang belum memadai, kualitas sumber daya manusia dalam bidang kearsipan dan kesadaran akan pentingnya arsip belum dipahami oleh para pegawai di Kantor Bagian Hukum Walikota Yogyakarta.

This Final Papper entitled "Maintenance of Inactive Dynamic Archives at the Yogyakarta Mayor's Legal Department is the result of field work activities carried out for two months. The purpose of this final project is to determine the process of managing inactive records in activities and the obstacles faced when managing inactive dynamic archives. The focus of archive maintenance is limited to textual archives. There are several methods used to collect data. Data collection methods used are field observations, interviews, and literature studies. Field observations and interviews were conducted directly at the Yogyakarta Mayors Legal Department. Meanwhile, the literature study is carried out by searching for and collecting library materials related to the management of inactive dynamic archives to be used as references. Based on the results of field work practices at the Yogyakarta Mayor's Legal Department, it can be concluded that the management of inactive archives has not been carried out optimally in accordance with government regulations in the process of managing inactive records. This is because in the process of managing inactive archives at the Yogyakarta Mayor's Legal Division Office, it is only based on Mayor Regulation Number 48 of 2017 concerning Guidelines for Inactive Archives Management in the Yogyakarta Mayors Government. Because there are differences in the legal basis used so that many archives are not yet managed, there is no record center, inadequate infrastructure, and the quality of human resources. Moreover, in the field of archives and awareness of the importance of archives, employees at the Yogyakarta Mayor's Legal Department have not yet understood.

Kata Kunci : Pemeliharaan, Arsip, Arsip Dinamis Inaktif/ Management, Archives, Inactive Dynamic Archives