MONITORING KEARSIPAN PADA ORGANISASI PERANGKAT DAERAH DI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA OLEH DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH DIY

MUHAMMAD HAMDHANI K, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A.

2021 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini memiliki pokok bahasan tentang monitoring kearsipan. Tugas akhir ini disusun untuk mendeskripsikan prosedur monitoring kearsipan OPD oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur monitoring kearsipan yang dilakukan oleh DPAD DIY serta mengetahui kendala yang dihadapi pada saat pandemi beserta solusinya. Penyusunan tugas akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data yaitu wawancara, observasi partisipatif dan studi pustaka. Wawancara dilakukan secara terstruktur dan tidak terstruktur dengan pihak yang berkaitan langsung dan ahli dalam monitoring kearsipan. Observasi partisipatif dilakukan dengan terjun langsung pada kegiatan monitoring kearsipan yang dilakukan oleh DPAD DIY. Kajian pustaka yaitu mengkaji bahan pustaka yang dapat dijadikan sumber seperti buku, jurnal, karya ilmiah dan peraturan serta pedoman yang digunakan. Kesimpulan dari tugas akhir ini yaitu prosedur monitoring meliputi perencanaan, pembuatan formulir elektronik, pembuatan surat edaran, verifikasi berkas, kunjungan ke OPD dan hasil. Kendala yang dihadapi pada saat pandemi Covid 19 adalah diterapkannya WFH-WFO dan pada sumber daya manusia. Pasca pandemi Covid-19 tim monitoring DPAD DIY melakukan terobosan dengan mengembangkan aplikasi bernama KINARYA.

This final paper has a topic discuss regarding the archival monitoring. This final project is prepared to describe archive monitoring procedures at local governments by Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. The purpose of writing this final project is to find out the archival monitoring procedures carried out by the DIY DPAD and to find out the problem faced during the pandemic and their solutions. This final paper prepared by using three methods of collecting data are interview, participative-observation and literature study. Interviews were conducted in a structured and unstructured manner with directly related parties and experts in monitoring archives. Participative-observations are carried out directly on archival monitoring procedures. Literature review is to examine library materials that can be used as sources such as books, journals, scientific works and the rules and guidelines used. The conclusions in this final paper are that archival monitoring and evaluation planning, making electronic forms, making circular letter, verifying files, visit to Local Government and output results. The problem faced during the Covid 19 pandemic was the implementation of WFH-WFO and on human resources. During the Covid-19 pandemic, the DIY DPAD monitoring team made a breakthrough by developing an application called KINARYA.

Kata Kunci : Monitoring, Kearsipan, Organisasi Perangkat Daerah