DIGITISASI DOKUMEN PERJANJIAN SEWA ASET DI PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI 7 MADIUN

WAHYU SAKTI ADI W, Widiatmoko Adi Putranto, S.S., M.L.I.M.

2021 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir berjudul Digitisasi Dokumen Perjanjian Sewa Aset di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 7 Madiun mendeskripsikan kegiatan digitisasi dokumen perjanjian sewa aset sebagai upaya untuk memelihara informasi yang tertulis di dokumen dan memudahkan untuk temu kembali dan akses ke dokumen. Tugas akhir ini mendeskripsikan kondisi dokumen perjanjian sewa aset, mendeskripsikan proses digitisasi dokumen perjanjian sewa aset, sarana dan prasarana yang digunakan, dan bagaimana mengatasi kendala saat proses digitisasi. Terdapat beberapa metode yang digunakan untuk menperoleh data pada penulisan tugas akhir. Metode yang pertama adalah studi literatur, dilakukan dengan cara menelaah sumber referensi yang berhubungan dengan tema tugas akhir. Kedua, wawancara dengan arsiparis Unit Dokumen PT KAI Daop 7 Madiun yang berkaitan dengan tema tugas akhir. Ketiga, observasi partisipatif yang dilakukan dengan cara mengamati dan mempraktikkan, serta terlibat langsung dalam kegiatan digitisasi dokumen perjanjian sewa aset. Kesimpulan dari Tugas Akhir ini adalah pelaksanaan digitisasi dokumen perjanjian sewa aset berjalan dengan baik dilihat dari faktor tersedianya sarana dan prasarana yang sesuai dengan beban kerja dan menunjang proses digitisasi di PT KAI Daop 7 Madiun. Sarana dan prasarana yang digunakan adalah komputer dan menggunakan mesin scanner. Terdapat beberapa kendala yang dihadapi seperti belum tersedia standar operasional prosedur dan kendala teknis seperti kertas macet saat pemindaian arsip.

The final paper entitled "The Digitization Asset Lease Agreement Documents at PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 7 Madiun" describes the digitization of asset lease agreement documents as an effort to maintain information written in documents and make it easier for retrieval and access to documents. This final project describes the condition of the asset lease agreement document, describes the process of digitizing the asset lease agreement document, the facilities and infrastructure used, and how to overcome the obstacles during the digitization process. There are several methods used to obtain data in writing the final paper. The first method is a literature study, conducted by examining reference sources related to the theme of the final paper. Second, an interview with the archiver of the PT KAI Daop 7 Madiun Document Unit related to the theme of the final paper. Third, participatory observation which is done by observing and practicing, as well as being directly involved in digitizing the asset lease agreement documents. The conclusion of this final paper t is that the digitization of the asset lease agreement document is going well in terms of the availability of facilities and infrastructure in accordance with the workload and supports the digitization process at PT KAI Daop 7 Madiun. The facilities and infrastructure used are computers and scanner machines. There were several constraints, such as the unavailability of standard operating procedures and technical problems such as paper jams when scanning archives.

Kata Kunci : digitisasi, arsip, dokumen perjanjian sewa aset, pelestarian, PT KAI Daop 7 Madiun