Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Kepegawaian di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum Dinas Perpustkaan dan Kearsipan Provinsi Riau

KURNIA SAPUTRA, Titi Susanti, S.S., M.P.A;Arif Rahman Bramantya, S.S., M.A;Waluyo, S.S., M.Hum.

2021 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir ini membahas tentang pengolahan arsip dinamis inaktif kepegawaian yang berada di Subbag Kepegawaian dan Umum Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau. Latar belakang penelitian ini adalah untuk menjelaskan kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif kepegawaian di Subbag Kepegawaian dan Umum Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau yang masih dikategorikan sebagai arsip tidak teratur. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu untuk menjelaskan proses tahapan arsip dinamis inaktif kepegawaian, mulai dari pemilahan hingga pembuatan daftar pencarian arsip. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari studi pustaka, observasi partisipasi dan wawancara. Studi pustaka dilakukan dengan pengumpulan data dari berbagai sumber bahan pustaka yang sesuai dengan tema tugas akhir. Observasi partisipasi dilakukan melalui pengamatan dengan terlibat langsung dalam kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL). Wawancara dilaksanakan dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan narasumber di lokasi penelitian. Kegiatan pengolahan arsip dinamis inaktif kepegawaian meliputi pemilahan arsip, klasifikasi arsip, manuver arsip, pendeskripsian arsip, penomoran arsip, pembungkus arsip dan pemberian kode klasifikasi pada pembungkus arsip, penyimpanan arsip ke dalam boks dan pelabelan boks, penataan boks arsip di rak statis, dan pembuatan daftar pencarian arsip. Kendala menghambat proses pengolahan arsip dinamis inaktif kepegawaian yaitu kurangnya kuantitas sumber daya manusia serta sarana dan prasarana yang perlu ditingkatkan.

This final paper discusses about the processing of personnel inactive records in Subbag Kepegawaian dan Umum Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau. The background of this research in to understand about activity of processing personnel inactive records in Subbag Kepegawaian dan Umum Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau which is categorized as an irregular record. The purpose of this final paper is to find out the process of the personnel inactive records, starting from Sorting until creation of personnel inactive records list. The data collecting method in this final paper perform through literature studies, participatory observation and interviews. The literature studies are collecting data from various sources of library materials that appropriate with the theme of this final project. The participatory observations are made by observing and participating directly through internship activities. The interviews were carried out by conducting direct questions and answers with resource persons at the research location. The processing of personnel inactive records activity consists of record sorting, record classification, record maneuvering, record descriptions, record numbering, record wrapping and classification code assignment on record wrappers, storing records into boxes and labeling boxes, arranging record boxes on static shelves, and making personnel inactive records list. The obstacle faced in the processing of personnel inactive records are lacking of human resources and needs to be improved several facilities and infrastructure.

Kata Kunci : Arsip Dinamis Inaktif, Arsip Kepegawaian, Pengolahan