Penataan Arsip Dinamis Inaktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang

YUNIA RIZKY K, Indah Novita Sari, S.IIP., M.A

2021 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas akhir ini membahas tentang penataan arsip dinamis inaktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang. Kajian ini menarik untuk diulas, hal ini terkait dengan pentingnya penataan fisik dan informasi arsip dinamis inaktif. Tujuan tugas akhir ini adalah untuk menjelaskan proses penataan arsip dinamis inaktif, sarana dan prasarana yang digunakan, serta kendala dalam penataan arsip dinamis inaktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang. Terdapat tiga metode yang digunakan untuk mengumpulkan data. Metode pertama yaitu observasi partisipatif, yang dilakukan dengan mengamati dan berpartisipasi langsung dalam proses penataan arsip dinamis inaktif. Metode kedua adalah wawancara yang dilakukan kepada tiga narasumber, yang terdiri dari dua arsiparis dan satu tenaga harian lepas (THL). Metode ketiga adalah studi pustaka dilakukan dengan mencari, membaca, memahami, dan mengutip bahan pustaka yang berkaitan untuk digunakan sebagai referensi. Penataan arsip dinamis inaktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang terdiri dari penataan arsip tidak teratur dan penataan arsip teratur. Penataan arsip dinamis inaktif ini sudah efektif dengan adanya Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) yang mendukung proses penataan arsip dinamis inaktif. Selain itu, sarana dan prasarana yang dibutuhkan juga tersedia dalam jumlah yang cukup banyak. Dalam penataan arsip dinamis inaktif, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang mengalami beberapa kendala seperti lambatnya pemindahan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, beberapa fasilitas ruang penyimpanan yang mengalami kerusakan, serta belum dilakukannya penataan arsip dinamis inaktif secara berkala yang dapat berpengaruh bagi penemuan kembali arsip. Kata Kunci: Penataan Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, SIKD

This final report describes the inactive records arrangement in Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang. This study is interesting to be reviewed, this is relating to the importance of arranging physical and information records. The final report aims to describe the process of inactive records arrangement, facilities and infrastructure, and its limitations during the process of inactive records arrangement in Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang. The author uses three methods to collect data. The first method is a participatory observation through fieldwork by observing the process of inactive records arrangement. The second method is an interview conducted from three interviewees which consists of two archivists and one freelancer. The third method is literature review through search, read, comprehend, and quote related library materials as references. Inactive records arrangement in Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang consists of irregular records arrangement and regular records arrangement. inactive records arrangement has been effective because of Sistem Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) which assists the inactive records arrangement process. In addition, the required facilities and infrastructure are also available in sufficient quantities. During arrangement, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Rembang run into some problems such as delayed transfer of inactive records from the processing unit to the archiving unit, some storage space facilities are damaged, and inactive records arrangement has not been done periodically which could affect records retrieval. Keywords: Records Arrangement, Inactive Records, SIKD

Kata Kunci : Penataan Arsip, Arsip Dinamis Inaktif, SIKD/Records Arrangement, Inactive Records, SIKD