IMPLEMENTASI APLIKASI TATA PERSURATAN DALAM MANAJEMEN KORESPONDENSI DI PELAYANAN TERPADU SATU PINTU KANTOR WILAYAH KEMENTERIAN AGAMA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

FAHMI AULIA T, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum.

2020 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas Akhir yang berjudul Implementasi Aplikasi Tata Persuratan dalam Manajemen Korespondensi di Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kantor Wilayah Kementerian Agama Daerah Istimewa Yogyakarta menjelaskan tentang implementasi sistem informasi berupa Aplikasi Tata Persuratan yang digunakan dalam kegiatan manajemen korespondensi di Kantor Wilayah Kementerian Agama Daerah Istimewa Yogyakarta. Tujuan tugas akhir ini adalah mengetahui sarana pendukung kegiatan manajemen korespondensi, mengetahui implementasi Aplikasi Tata Persuratan dalam proses manajemen korespondensi pengurusan surat masuk, surat keluar, dan penemuan kembali serta kendala yang dihadapi dalam implementasi Aplikasi Tata Persuratan. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah studi pustaka, observasi partisipatif, dan wawancara. Studi Pustaka dilakukan dengan menggunakan sumber bahan pustaka berupa buku, jurnal, sumber internet, dan produk hukum yang berkaitan dengan tema tugas akhir penulis. Observasi partisipatif dilakukan dengan terlibat langsung di kegiatan manajemen korespondensi Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kantor Wilayah Kementerian Agama Daerah Istimewa Yogyakarta sehingga dapat melakukan pengamatan sekaligus mempraktikannya. Metode wawancara dilakukan dengan tanya jawab secara terstruktur dan tidak terstruktur kepada narasumber yang kompeten dalam kegiatan manajemen korespondensi guna mengetahui informasi yang didapatkan dari orang yang melaksanakannya langsung. Kehadiran Aplikasi Tata Persuratan membuat registrasi pengurusan surat masuk, surat keluar, dan penemuan kembali menjadi lebih cepat. Akan tetapi belum semua unit pengolah memaksimalkan seluruh fitur dari Aplikasi Tata Persuratan. Kendala yang dihadapi diantaranya beberapa sarana prasarana sudah mengalami kerusakan, inkonsistensi kata kunci penemuan kembali, belum adanya operator tetap di tiap unit pengolah, dan sistem yang sudah lama tidak diremajakan.

The final paper entitled Implementation of Aplikasi Tata Persuratan in Correspondence Management in a One Door Integrated Service for the Special Region of Yogyakarta Ministry of Religious Affairs Regional Office explain about the implementation of information system name Aplikasi Tata Persuratan used in correspondence management activities at Regional Office of the Ministry of Religion in the Special Region of Yogyakarta. The purpose of final project is to know about supporting facilities in correspondence management activities, to know the implementation of Aplikasi Tata Persuratan in the process of correspodence management like incoming and outgoing mail handling, finding aid and to know about the obstacles implementation of Aplikasi Tata Persuratan. The data collecting methods used are literature study, partisipatory observation, and interviews. Literature study by using library material source consisting book, journal, internet sources, and legal product that related to the theme of author final project. Participatory observation is carried out by being directly involved in the correspondence management activities in One Door Integrated Service Area Office of the Ministry of Religion of the Special Region of Yogyakarta so that it can make observations as well as practice them. The interview method is carried out with question and answer in a structured and unstructured to competent resource persons in correspondence management activites to find out information obtained from the person who implements it directly. The presence of Aplikasi Tata Persuratan makes the registration of outgoing mail handling and finding a becomes more faster and more safety. However, not all processing units can maximize all the features of Aplikasi Tata Persuratan. The obstacles encoured some infrastructure facilities have been damaged, inconsistency of finding aid keyword, no permanent operator who handle in processing unit, and system that has been rarely updated.

Kata Kunci : Implementasi, Aplikasi, Manajemen Korespondensi