PEMANFAATAN ELECTRONIC FILING SYSTEM (EFS) DALAM PENGURUSAN SURAT DI SUBBAGIAN TATA USAHA RSUP Dr. SARDJITO YOGYAKARTA

MIRA NURHALIMA, Titi Susanti, S.S., M.P.A.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Tugas Akhir berjudul Pemanfaatan Electronic Filing System (EFS) dalam Pengurusan Surat di Subbagian Tata Usaha RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta membahas mengenai kegiatan pengurusan surat menggunakan aplikasi EFS di Subbagian Tata Usaha RSUP Dr. Sardjito. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui implementasi pengurusan surat masuk dan surat keluar, pemanfaatan EFS dalam pengurusan surat, dan kendala yang dihadapai dalam pengurusan surat di Subbagian Tata Usaha RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta. Metode penelitian yang digunakan yaitu studi pustaka, observasi partisipasi, dan wawancara. Metode studi pustaka dilakukan untuk mengumpulkan data dari berbagai bahan pustaka yang berkaitan dengan pengurusan surat elektronik yang akan dipecahkan. Metode observasi partisipasi dilakukan dengan cara mengamati dan terlibat langsung dengan aktivitas pengurusan surat elektronik di RSUD Dr. Sardjito. Metode wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan tanya jawab kepada pegawai untuk melengkapi data yang dibutuhkan. Pemanfaatan aplikasi EFS digunakan untuk pengurusan surat masuk eksternal, surat masuk internal, dan surat keluar internal. Pada pengurusan surat masuk internal, surat masuk eksternal dan surat keluar internal sudah memanfaatkan 100% fungsi EFS. Pengurusan surat keluar belum memanfaatkan aplikasi EFS karena aplikasi tersebut belum bisa membuat fleksibilitas pada penomoran surat. Permasalahan lain yang dihadapi dalam pengurusan surat di Subbagian Tata Usaha RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta adalah pemanfaatan fitur yang kurang optimal dan tidak adanya prosedur baku pelaksanaan EFS.

Final project entitled The Use of Electronic Filing System (EFS) for Mail Handling in Subbagian Tata Usaha RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta discussed about mail handlings using EFS application in Subbagian Tata Usaha RSUP Dr. Sardjito. The purpose of this research is to discuss the implementation of mail handlings of incoming and outgoing mail, to determine utilization of EFS for mail handling, and to analyse problems in mail handling in Subbagian Tata Usaha RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta. The Research were used literature study, participatory observationis and interview methods. The literature study used to collect information from literatures where relate to the topic. Participatory observationis method is by observing and directly involved with the activities of mail handlings in RSUP Dr. Sardjito. The interview method is by collecting data with question to employees to complete the information. The EFS application is used for mail handling of extern incoming mail, intern incoming mail and intern outgoing mail were already utilize 100% of EFS function. The mail handling of extern outgoing mail hasnt been able to make flexibility in numbering mail. The other problems of mail handling in Subbagian Tata Usaha RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta is the use of features less than optimal and standard operating procedure for implementation EFS are not available.

Kata Kunci : Surat, Pengurusan Surat, Electronic Filing System (EFS)