Pengurusan Surat Menggunakan Aplikasi Sistem Persuratan Dan Disposisi Elektronik (SPDE) Di Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia

AMINAHTUT R H, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum.

2019 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN

Laporan Tugas Akhir yang berjudul Pengurusan Surat Menggunakan Aplikasi Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik (SPDE) di Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia menjelaskan tentang pengelolaan pengurusan surat dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Tujuan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui kondisi arsip dinamis aktif, penerapan aplikasi SPDE dan kendala yang dihadapi dalam penerapan aplikasi SPDE. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi partisipatif, wawancara dan studi pustaka. Observasi partisipatif dilakukan dengan pengamatan dan praktik secara langsung di Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara untuk mengetahui proses pengoperasian aplikasi SPDE. Wawancara dilaksanakan melalui proses tanya jawab dengan narasumber yang berkompeten terkait tema pengurusan surat. Studi Pustaka yaitu menggunakan referensi pendukung berupa buku, jurnal, sumber internet dan produk hukum terkait pengurusan surat. Kesimpulan pada tugas akhir ini adalah kondisi arsip dinamis aktif di Biro Tata Usaha dalam kondisi baik. Arsip yang dikelola yaitu arsip tekstual dan arsip elektronik. Pengurusan surat menggunakan aplikasi SPDE terdiri dari tahapan login, surat masuk, disposisi, memorandum dan surat keluar. Disamping itu, pelaksanaanya terdapat beberapa kendala yang dihadapi terkait kurangnya sarana dan sumber daya manusia.

The Final Project Report entitled "Mail Handling Using Application Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik (SPDE) in Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia" explain about management of mail handling by utilizing information and communication technology. The purpose of the final project is to find out the condition of record, the practice of SPDE applications and the obstacles faced in practice the SPDE application The data collecting methods used are participatory observation, interviews, and literature study. Participatory observation is done by observation and practice directly in Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara to find out process of operation the SPDE application. Interviews was carried out through a question and answer with competent informant related to the theme of mail handling. Literature study that uses support reference in the form of book, journal, internet sources and legal product related to the mail handling. The conclusion of this final project is the condition of record in Biro Tata Usaha in good condition. Managed records are textual record and electronic record. Mail handling using SPDE application consist of phase login, entry letter, disposition, memorandum and outgoing letter. Besides that, in the implementation there are several obstacles faced with regard to limitation of facilities and human resources.

Kata Kunci : Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik (SPDE), Pengurusan Surat