TINJAUAN PELAKSANAAN PENYUSUTAN BERKAS REKAM MEDIS DI RSJD Dr. RM. SOEDJARWADI PROVINSI JAWA TENGAH

HESTI MURTI ASARI, Dr. Nur Rokhman, S.Si., M.Kom.

2019 | Tugas Akhir | D3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

ABSTRAK Latar Belakang: Kegiatan penyusutan berkas rekam medis tahap pemilahan di RSJD Dr. RM. Soedjarwadi terakhir kali dilakukan pada tahun 2017. Kondisi berkas di ruangan inaktif terikat dengan tali dan ditumpuk dilantai hingga hampir menyentuh langit-langit ruangan sehingga membuat petugas kesulitan dalam mencari berkas rekam medis pasien apabila diperlukan. Hal ini dikarenakan sejak tahun 1953 rumah sakit belum pernah melakukan pemusnahan berkas rekam medis. Tujuan: Meninjau pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di RSJD Dr. RM. Soedjarwadi Provinsi Jawa Tengah. Metode: Jenis penelitian ini deskriptif dengan pendekatan kualitatif dan rancangan studi kasus. Subjek penelitian adalah dua petugas filing dan kepala ruang rekam medis. Objek penelitian yaitu pelaksanaan penyimpanan dan penyusutan berkas rekam medis. Teknik pengambilan data adalah observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Hasil: Kegiatan penyusutan berkas rekam medis dilakukan setiap tahun namun dengan periode yang tidak menentu. Pelaksanaan retensi berkas rekam medis aktif kurang dari lima tahun. Berkas yang sudah inaktif dilakukan penilaian untuk menentukan lembar yang masih bernilai guna. Lembar yang masih bernilai guna akan dilakukan scanning, kemudian yang tidak bernilai guna akan dimusnahkan. Dalam pelaksanaan penyusutan terdapat beberapa hambatan antara lain kurangnya SDM unit filing, tempat penyimpanan kurang luas, serta tidak dituliskannya tahun kunjungan terakhir pada map rekam medis. Kesimpulan: Pelaksanaan penyusutan di RSJD Dr. RM Soedjarwadi meliputi pemilahan berkas, penilaian berkas yang masih bernilai guna, scanning, dan persiapan pemusnahan berkas rekam medis telah sesuai Depkes RI tahun 2006. Sedangkan pelaksanaan retensi berkas rekam medis aktif dan inaktif belum sesuai dengan aturan yang berlaku. Hambatan dalam kegiatan penyusutan yaitu kurangnya sumber daya manusia, ruang penyimpanan yang kurang luas, dan terdapat banyak berkas yang tidak dituliskan tahun kunjungan terakhir pada map rekam medis sehingga menghambat waktu pemilahan berkas.

ABSTRACT Background: The shrinking activity of the medical record file at the RSJD Dr. RM. Soedjarwadi was last held in 2017. The condition of the file in the inactive room is tied to the rope and stacked on the floor until it almost touches the ceiling of the room, making it difficult for officers to find the patient's medical record file if necessary. This is because since 1953 the hospital has never destroyed the medical record file. Objective: To review the implementation of shrinking medical record files in the RSJD Dr. RM. Soedjarwadi, Central Java Province. Method: This type of research is descriptive with a qualitative approach and case study design. The research subjects were two filing officers and the head of the medical record room. The object of research is the implementation of storage and shrinkage of medical record files. Data collection techniques are observation, interviews, and documentation studies. Result: The activity of shrinking the medical record file is carried out every year but with an uncertain period. The implementation of retention of active medical record files is less than five years. An inactive file is assessed to determine which sheet is still valuable for use. Scores that are still valuable for scanning will be carried out, then the useless ones will be destroyed. In the implementation of depreciation there are several obstacles, among others, the lack of filing unit HR, storage area is not extensive, and the year of the last visit was not written on the medical record folder. Conclusion: Implementation of shrinkage at RSJD Dr. RM Soedjarwadi includes file sorting, assessment of files that are still valuable for use, scanning, and preparation for destruction of medical record files according to the Ministry of Health of the Republic of Indonesia in 2006. While the implementation of active and inactive medical record file retention has not been in accordance with applicable regulations. Obstacles in depreciation activities are lack of human resources, less extensive storage space, and there are many files that have not been written down for the last year of visits to the medical record folder, thus hampering the time of sorting.

Kata Kunci : Kata Kunci: tinjauan, penyusutan, rekam medis