PENGURUSAN SURAT DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI E-SURAT DI BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURABAYA

MAFUD AL AMIN, Julianto Ibrahim, S.S., M.Hum.

2016 | Tugas Akhir | D3 KEARSIPAN SV

Laporan Tugas Akhir dengan judul Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi e-Surat ini membahas tentang teknis penggunaan aplikasi e-Surat dalam mengolah surat masuk, surat keluar dan pemberkasan yang merupakan hasil pengumpulan data pada saat Praktik Kerja Lapangan. Tujuannya adalah untuk mengetahui bagaimana proses mengolah surat menggunakan aplikasi e-Surat. Selain itu pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan dapat diketahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengurusan surat , serta kendala yang dihadapi. Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu Observasi Partisipasi, Wawancara, dan Studi Pustaka. Observasi dan partisipasi adalah kegiatan melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap proses kegiatan penerapan aplikasi e-Surat dalam pengurusan surat secara langsung di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Wawancara disini merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menggali dan mendapat informasi yang akurat kepada arsiparis dan staf di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Dalam metode Studi Pustaka ini penulis membaca dan mengumpulkan literature baik dari buku, dan jurnal yang ada relevansinya dengan topik yang dibahas. Kesimpulan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah dengan menggunakan aplikasi e-Surat di Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota Surabaya sangat menunjang untuk aktifitas pengurusan surat. Penggunaan aplikasi e-Surat belum terlaksana dengan baik karena masih belum sempurna sampai tahap penyusutan dan masih banyak staf yang belum melakukan tugasnya dalam penggunaan aplikasi e Surat.

This final report by the title Mail Handling Using E-Surat Application is discussing about technic using e-Surat application in peocessing incoming mail, outgoing mail and filing which constitute data collection result at apprentice practice. The purpose is to know how to process mail handling using e-Surat application. Besides the implementation of apprentice practice knowable facilities and infrastructure thad are used in mail handling and the obstacles encountered. Research methods that are used in this thesis written such as participation observation, interview and literature review. Observation and participation are the activity of doing observation and recording to process implementation activities of e-Surat aplplication in mail handling directly in Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Interview here is the ono of methods which are used to know more and get accurate information to archivists and staff in Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. In this literature revew method, the author reads and collect literature from the book and journal that are relevant to the topic which is discussed. The consclusion of this final thesis written is to using e-Surat application in Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya very support for activities of letter maintenance. Use of e-Surat application has not done well because it is still not perfect to the extent of dispossal and many staffs whom have not done their jobs in using e-Surat application.

Kata Kunci : Pengurusan Surat, Arsip Dinamis Aktif, Aplikasi e-Surat