EVALUASI PENGADAAN DAN KETERSEDIAAN OBAT DI RUMAH SAKIT JIWA GRHASIA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA TAHUN 2009 SAMPAI 2011

Asri Siska, Prof. Dr. Dra. Sri Suryawati, Apt. ; Dr. Sulanto S.Danu, Sp. FK

2016 | Tesis | S2 Ilmu Kesehatan Masyarakat

Latar Belakang: Rumah Sakit Jiwa Grhasia Yogyakarta melakukan pengadaan obat secara lelang pada tahun 2009, kemudian pada tahun 2010 berubah menjadi pengadaan langsung. Perubahan metode dan proses pengadaan obat akan mempengaruhi ketersediaan obat, sehingga perlu dilakukan evaluasi terhadap proses pengadaan dan dampaknya pada ketersediaan obat. Tujuan: Mengevaluasi proses pengadaan obat dengan metode yang berbeda antara tahun 2009 dengan 2010/2011 dan dampaknya pada ketersediaan obat. Metode: Jenis penelitian deskriptif dengan rancangan case study. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara mendalam dan observasi dokumen. Hasil: Proses pengadaan obat baik dengan metode pelelangan maupun penunjukan langsung telah didukung dengan sumber daya manusia, anggaran, sistem informasi dan organisasi yang memadai. Pada metode lelang pengadaan dilakukan satu kali pertahun, sedangkan pada metode penunjukan langsung dilakukan setiap tiga bulan dan bahkan pada tahun 2011 lebih sering lagi, dengan frekuensi lebih dari satu kali perbulan. Terkait dengan dampak metode terhadap ketersediaan, ditemukan bahwa persentase kesesuaian obat dengan formularium mengalami penurunan, dari 93,33% di tahun 2009, menjadi 91,04% dan 86,11% ditahun 2010 dan 2011. Demikian pula persentase obat generik menurun dari 77,77% menjadi 70% dan 74,07%. Namun Persentase obat rusak/kadaluarsa berkurang dari 40% menjadi 17,91% dan 26,38%, dan persentase nilai stok obat berlebih juga berkurang dari 3,31% menjadi 5,98% dan 0,51%. Kesimpulan: Pengadaan obat secara lelang prosesnya lebih cepat namun ada resiko stok berlebih karena pembelian dalam jumlah besar dengan frekuensi satu kali setahun. Pengadaan obat secara penunjukan langsung dapat mengendalikan stok agar tidak berlebih, namun proses pengadaan lebih sering dan secara keseluruhan memakan waktu lama. Selain itu dapat menghambat pengadaan obat generik dan formularium apabila barangnya tidak tersedia.

Background: Grhasia Mental Hospital Yogyakarta procured medicines through tender method in 2009, and then changed to direct procurement in 2010 and 2011. The shift of procurement methods might affect the medicine availability. Therefore, evaluation was needed to investigate its impact on the availability of medicines in the respective years. Objective: To evaluate the procurement process applying the two different methods between 2009 and 2010/2011 and its impacts on availability. Methods: The study applied descriptive approach with a case study design. Data were collected by means of in-depth interviews and observation on relevant documents. Results: The process of both tender method and direct procurement were considered good, with adequate support of human resource, financing, information system, and organization. Tender was conducted once a year, while direct procurement was more frequent, at least every 3 months. In 2011, the frequency was even more than once a month. In regard to the impact of procurement method on availability, it turned out that the percentage of medicine from Hospital Formulary decrease over year, from 93,33% in 2009 to 91,04% and 86,11% in 2010 and 2011 respectively. The percentage of generics also decreased from 77,77% to 70% and 74,07% respectively. On other hand, the percentage of expired medicines could be reduced from 40% to 17,91% and 26,38%. Overstock was also decreased from 3,31% to 5,98% and 0,51%. Conclusion: Tender procurement is less time consuming, but may risk in overstock due to bulk procurement with once a year frequency. Direct procurement controls overstock better, but it needs more frequent procurement and altogether needs more time and efforts. Direct procurement may prevent hospital from buying generics and medicine from the Formulary List when the medicines in need are not avalilable in the market at the time of procurement.

Kata Kunci : Pengadaan Obat, tender, penunjukan langsung, ketersediaan obat, RS Jiwa Grhasia Yogyakarta.