THE ROLES OF OIA IN PROCESSING 2015 JASSO SCHOLARSHIP FOR UGM STUDENTS

EVA YUNITA DEWI, Nur Endah Nugraheni, S.S., M.A. ; Dewi Cahya Ambarwati, S.IP., M.A.

2015 | Tugas Akhir | D3 BAHASA INGGRIS SV

INTISARI Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan prosedur memproses beasiswa internasional yang disediakan oleh Kantor Urusan Internasional Universitas Gadjah Mada. Penelitian ini juga menjelaskan beberapa tantangan yang dihadapi oleh staf Kantor Urusan Internasional, mahasiswa UGM dan universitas yang menjalin kersama dengan Universitas Gadjah Mada. Data yang digunakan dalam penelitian ini diambil dari observasi, wawancara, studi dokumen langsung selama kegiatan magang dari tanggal 26 Januari hingga 26 Mei 2015 di Kantor Urusan Internasional dengan melihat kondisi pelayanan yang diberikan di lapangan. Berdasarkan metode deskriptif kualitatif, penulis menjelaskan dan mendeskripsikan pengetahuan dasar prosedur meproses beasiswa, mendaftar menjadi peserta beasiswa, tantangan yang dihadapi dan solusi dari staf di Kantor Urusan Internasional. Penelitian ini menyimpulkan bahwa Kantor Urusan Internasional Universitas Gadjah Mada menyediakan pelayanan kepada mahasiswa UGM dalam hal pendaftaran beasiswa internasional. Untuk menjadi institusi yang bersifat membantu mahasiswa dalam proses akademik, staf Kantor Urusan Internasional menghadapi beberapa tantangan dalam proses kerjanya, seperti kurangnya koordinasi dengan universitas partner, deadline dan kesulitan berkomunikasi dengan mahasiswa. Sedangkan dalam proses pendaftaran beasiswa, mahasiswa juga menghadapi beberapa tantangan seperti kesulitan mengisi beberapa formulir beasiswa dengan bahasa asing, kesulitan transfer kredit nilai dan mendapatkan surat ijin dari fakultas terkait. Dengan melakukan perbaikan koordinasi dan komunikasi dengan universitas partner dan mahasiswa, staff mampu bekerja dengan efektif dan membantu mahasiswa dalam menghadapi tantangan selama proses mendaftar mendapatkan beasiswa.

ABSTRACT This research aims at describing the procedures of processing international scholarship offered by Office of International Affairs Universitas Gadjah Mada. This research also explains some challenges faced by Office of International Affairs staff, UGM students and partner universities who are involved. The data used in this research was conducted by observation, interview and library study during internship program since January, 26 until May, 26 2015 in Office of International Affairs by looking at the condition of the services offered in the field. Based on the descriptive qualitative method, the writer explains the background knowledge of applying the scholarship, registering as the applicants, several challenges which are faced and solution from Office of International Affairs�¢ï¿½ï¿½s staff. This research concludes that Office of International Affairs Universitas Gadjah Mada provides the services for UGM students on processing international scholarship. To become an institution which helps students on academic record, Office of International Affairs�¢ï¿½ï¿½s staff encountered several challenges in its services, such as lack of coordination with partner universities, deadline and difficulties in communicating with students. On the applying scholarship, students also faced some challenges such as difficulty on filling the applicants�¢ï¿½ï¿½ forms, grade transfer credit process and having the legal letter from faculty. By improving the coordination and communication with partner universities and students, so staff able to work effectively and support students to face the challenges during applying for scholarship.

Kata Kunci : scholarship, procedures on processing international scholarship, Office of International Affairs, JASSO